La robotic process automation (RPA) è una tecnologia emergente che permette di automatizzare i processi ripetitivi e regolari all’interno di un’azienda, utilizzando software robotici. Questi software, detti “robot”, sono in grado di emulare le azioni umane e interagire con le applicazioni aziendali allo stesso modo di un dipendente, ma in maniera più veloce ed efficiente.
L’RPA offre numerosi vantaggi, tra cui l’aumento della produttività, la riduzione dei costi, la riduzione degli errori, il miglioramento della qualità e la soddisfazione dei clienti. Scopriamoli nel dettaglio.
Come funziona l’RPA
L’RPA si basa su software chiamati bot, che possono essere configurati per eseguire una serie di attività predefinite, seguendo una logica programmata. I bot possono interagire con le applicazioni, i sistemi e i dati aziendali, simulando le operazioni che normalmente farebbe un operatore umano. Ad esempio, un bot può accedere a un database, estrarre delle informazioni, compilare un modulo, inviare una mail, generare un report e così via. I bot, inoltre, possono lavorare in modo autonomo o in collaborazione con gli esseri umani, a seconda del tipo di processo e del livello di complessità.
Quali sono i benefici dell’RPA
L’adozione dell’RPA si rivela un vero toccasana per le aziende, apportando miglioramenti tangibili sia in termini di efficienza operativa che di posizionamento competitivo nel mercato. Le imprese che scelgono di implementare l’automazione dei processi robotici godono di una produttività sensibilmente superiore, grazie alla capacità dei bot di lavorare con rapidità e continuità, senza necessità di pause. Questo si traduce in un apprezzabile risparmio di tempo e di risorse, che possono essere di conseguenza reindirizzate verso iniziative di maggiore impatto strategico e creativo.
Un altro beneficio significativo è la riduzione dei costi operativi. L’RPA infatti taglia le spese legate all’assunzione e alla formazione di personale per compiti manuali e ripetitivi, oltre a mitigare le spese conseguenti a errori umani, inefficienze e non conformità, elementi che possono influire negativamente sull’equilibrio finanziario e sull’immagine aziendale.
La precisione e l’affidabilità sono ulteriormente rafforzate dall’RPA, visto che i bot sono immuni da distrazioni, stanchezza e sbavature umane, prevenendo così ritardi, disguidi e potenziali reclami o sanzioni. Per di più, l’automazione garantisce un innalzamento della qualità dei processi e dei risultati, dato che i bot seguono invariabilmente regole e standard predefiniti, assicurando così una coerenza e omogeneità dei dati, dei documenti e dei servizi erogati ai clienti.
Infine, un aspetto non meno importante è il contributo dell’RPA nel miglioramento dell’esperienza cliente. Offrendo servizi più veloci, accurati e personalizzati, l’automazione incide positivamente sulla percezione del cliente. Allo stesso tempo, libera il personale dalle grinfie di compiti alienanti, permettendo loro di concentrarsi su attività più gratificanti e di relazione con i clienti, come il supporto e la consulenza, che sono aspetti determinanti per la fidelizzazione e la soddisfazione della clientela.
Come implementare l’RPA
L’implementazione dell’RPA richiede una pianificazione meticolosa e un’attenta valutazione dei processi da automatizzare. Non tutti i processi si prestano bene all’RPA, dato che alcuni necessitano di un elevato grado di intelligenza, creatività o capacità di giudizio propriamente umane. In generale, i processi più adatti all’automatizzazione tramite RPA presentano le seguenti caratteristiche:
Sono ripetitivi e seguono sempre gli stessi passaggi, dunque si prestano a essere svolti da un software senza richiedere intervento umano. Si basano su regole ben definite e chiare, che possono essere tradotte in una logica programmabile comprensibile per il software robotico. Utilizzano dati e documenti dalla struttura rigorosa, che i bot RPA possono facilmente leggere e manipolare. Non subiscono di frequente cambiamenti o modifiche che richiederebbero continui aggiornamenti della configurazione dei bot.
Per implementare l’RPA, è necessario seguire alcune fasi, tra cui:
- Analisi: si analizzano i processi da automatizzare, valutandone la fattibilità, il ritorno sull’investimento, i requisiti tecnici e le implicazioni organizzative.
- Progettazione: si progettano i bot, definendone le funzionalità, le interfacce, le regole e i flussi di lavoro.
- Sviluppo: si sviluppano i bot, utilizzando gli strumenti e le piattaforme di RPA disponibili sul mercato, che offrono un’interfaccia grafica e intuitiva per la creazione dei bot.
- Test: si testano i bot, verificandone il corretto funzionamento, la qualità e la sicurezza.
- Implementazione: si implementano i bot, integrandoli con le applicazioni, i sistemi e i dati aziendali, e monitorandone le prestazioni e le attività.
- Manutenzione: si mantengono i bot, aggiornandoli e adattandoli in caso di cambiamenti nei processi, nelle regole o nei dati.
L’RPA e il futuro del lavoro
L’RPA è una tecnologia in continua evoluzione, che sta cambiando il modo di lavorare di molte aziende e di molti professionisti. L’RPA non è intesa a sostituire gli esseri umani, ma a collaborare con loro, liberandoli da compiti noiosi e ripetitivi, e permettendogli di concentrarsi su attività più stimolanti e di valore.
L’RPA, inoltre, può essere integrata con altre tecnologie emergenti, come l’intelligenza artificiale, il machine learning, il cloud computing e l’internet delle cose, per creare soluzioni innovative e intelligenti, in grado di affrontare le sfide e le opportunità del futuro. L’RPA, quindi, rappresenta una grande opportunità per le aziende e per i lavoratori, che devono però essere pronti ad adattarsi e a formarsi per sfruttare al meglio il potenziale di questa tecnologia.
L’RPA, naturalmente, richiede una pianificazione, una valutazione e una gestione accurata, per evitare rischi e problemi legati alla sicurezza, alla privacy, alla compliance e alla resistenza al cambiamento. L’RPA, inoltre, non è una soluzione magica, ma uno strumento che deve essere integrato con altre tecnologie e con le competenze umane, per creare un equilibrio tra automazione e umanizzazione.
L’RPA, infine, non deve essere considerato un fine, ma un mezzo per raggiungere gli obiettivi strategici e competitivi delle aziende, in un contesto sempre più dinamico e complesso.
