Quando si lavora a un progetto, sia esso di natura commerciale, sociale o culturale, è fondamentale tenere in considerazione le persone che possono influenzare o essere influenzate dal suo esito. Queste persone sono chiamate stakeholder, ovvero portatori di interesse, e possono essere interne o esterne all’organizzazione che promuove il progetto. Gli stakeholder possono avere interessi diversi, a volte anche contrastanti, e possono sostenere o ostacolare il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Per questo motivo, è essenziale identificarli, coinvolgerli e comunicare con loro in modo adeguato, al fine di creare una relazione di fiducia e collaborazione. In questo articolo, vedremo chi sono gli stakeholder, perché sono importanti per il successo di un progetto e come creare una mappa per gestirli efficacemente.
Chi sono gli stakeholder di un progetto?
Gli stakeholder di un progetto sono tutte le persone o i gruppi che hanno un interesse diretto o indiretto nel progetto, che ne possono influenzare o essere influenzati dallo svolgimento e dal risultato. Gli stakeholder possono appartenere a diversi livelli dell’organizzazione che promuove il progetto, come i dipendenti, i manager, i dirigenti, gli azionisti, i fornitori, i clienti, i partner, i finanziatori, ecc. Oppure possono essere esterni all’organizzazione, come le istituzioni pubbliche, le associazioni, le comunità locali, i media, i concorrenti, i regolatori, i gruppi di pressione, ecc.
Gli stakeholder possono avere un ruolo attivo o passivo nel progetto, a seconda del grado di coinvolgimento e di responsabilità che hanno. Ad esempio, gli stakeholder attivi sono quelli che partecipano direttamente alla realizzazione del progetto, come i membri del team, i responsabili, i consulenti, i fornitori, i clienti, ecc. Gli stakeholder passivi sono quelli che non sono coinvolti direttamente nel progetto, ma ne subiscono gli effetti o ne esprimono un giudizio, come i beneficiari, i finanziatori, i media, i concorrenti, i regolatori, i gruppi di pressione, ecc.
Perché sono importanti gli stakeholder per il successo di un progetto?
Gli stakeholder sono importanti per il successo di un progetto perché possono influenzare positivamente o negativamente il suo andamento e il suo esito. Infatti, gli stakeholder possono apportare risorse, competenze, esperienze, informazioni, feedback, supporto, legittimità, reputazione, ecc. al progetto, contribuendo al suo miglioramento e alla sua realizzazione.
Al contrario, gli stakeholder possono anche creare ostacoli, conflitti, critiche, opposizioni, resistenze, ecc. al progetto, compromettendo il suo avanzamento e la sua efficacia. Per questo motivo, è importante identificare gli stakeholder, capire quali sono i loro interessi, le loro aspettative, le loro esigenze, le loro preoccupazioni, le loro motivazioni, le loro priorità, ecc. in relazione al progetto, e cercare di soddisfarli o di gestirli in modo appropriato.
Inoltre, è importante coinvolgere gli stakeholder nel progetto, ascoltandoli, informandoli, consultandoli, collaborando con loro, a seconda del livello di impatto e di interesse che hanno. In questo modo, si può creare una relazione di fiducia e di collaborazione con gli stakeholder, aumentando la loro soddisfazione, e – di conseguenza- il loro supporto e la loro lealtà verso il progetto.
Come creare una mappa degli stakeholder in quattro passaggi
Una mappa degli stakeholder è uno strumento utile per identificare e gestire gli stakeholder di un progetto. Si tratta di una rappresentazione grafica che permette di classificare gli stakeholder in base a due criteri: l’impatto e l’interesse. L’impatto è il grado di influenza che gli stakeholder hanno sul progetto, ovvero la capacità di condizionarne positivamente o negativamente il risultato. L’interesse è il grado di coinvolgimento che gli stakeholder hanno nel progetto, ovvero il livello di attenzione e di cura che dedicano al suo svolgimento e al suo esito. Per creare una mappa degli stakeholder, si possono seguire questi quattro passaggi:
- Il primo passo è fare un elenco di tutte le persone o i gruppi che possono essere considerati stakeholder del progetto, sia interni che esterni all’organizzazione.
- Il secondo passo è valutare il grado di impatto e di interesse che ogni stakeholder ha nel progetto, usando una scala da bassa ad alta.
- A questo punto è possibile creare una mappa degli stakeholder, usando una matrice a quattro quadranti. La matrice ha due assi: l’asse orizzontale rappresenta l’interesse degli stakeholder, da basso a sinistra a alto a destra; l’asse verticale rappresenta l’impatto degli stakeholder, da basso in basso a alto in alto. Distinguiamo in tal senso: gli stakeholder chiave, gli stakeholder da soddisfare, gli stakeholder da informare e gli stakeholder da monitorare.
- Il quarto passo è definire una strategia di coinvolgimento e di comunicazione per ogni categoria di stakeholder, in base alla loro posizione nella mappa. La strategia deve tenere conto dei seguenti aspetti:
Il canale di comunicazione per relazionarsi con gli stakeholder
Il canale di comunicazione indica il mezzo attraverso cui avviene lo scambio di informazioni con gli stakeholder. La scelta del canale dipende dal livello di efficacia e di efficienza che si vuole raggiungere.
Per gli stakeholder chiave si predilige un canale fisico e ad alta efficacia, come meeting di persona, per creare un dialogo diretto e interattivo.
Per gli stakeholder da soddisfare sono indicati canali digitali a media efficacia, come e-mail o chat, per una comunicazione rapida e chiara.
Gli stakeholder da tenere informati vengono raggiunti tramite canali digitali a bassa efficacia, come newsletter o post sui social media, per fornire aggiornamenti semplici e sintetici.
Infine, con gli stakeholder da monitorare la comunicazione avviene attraverso canali digitali a bassa efficienza, come sondaggi sporadici, per un coinvolgimento generico e discontinuo.
La strategia di coinvolgimento e di comunicazione per ogni categoria di stakeholder va definita in modo chiaro, coerente e flessibile, in modo da poterla adattare alle diverse fasi e alle diverse situazioni del progetto.
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