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Organizzare eventi aziendali e renderli un successo

Organizzare eventi aziendali e renderli un successo

Chiunque di noi gestisca una piccola attività commerciale online o addirittura un’azienda sa quanto importante sia il marketing. E in ogni buona strategia utile alla vendita, il digitale non è tutto. Campagne pubblicitarie, email marketing, promozioni e sponsorizzazioni. Ma anche organizzare eventi aziendali rientra fra le pratiche di maggior importanza per avere successo nel mercato.

Poco importa la mole di risorse che decideremo di impiegare. Un grande investimento può rivelarsi dannoso se non ci si è preparati a dovere. Consideriamo tutto quello che ci si aspetta di trovare in un evento. Meeting, conferenze, workshop, intrattenimento. Tutto quanto occorra per rendere l’esperienza unica e indimenticabile a chi deciderà di prenderne parte.

Del resto ad essere messi in gioco solo la credibilità e il successo del nostro marchio. Da qui l’importanza anche di valutare preventivamente alcuni parametri. Il pubblico a cui intendiamo rivolgerci. Gli esperti del settore che chiameremo a presentare le conferenze. L’impatto visivo che vorremo trasmettere e le promozioni da rendere disponibili in maniera esclusiva per l’occasione.

Tanti gli aspetti da considerare e tutti strutturabili seguendo gli opportuni passaggi. Ecco di seguito quali.

Scopo e budget servono per organizzare eventi aziendali

Scopo e budget, i primi passi per organizzare eventi aziendali di successo

Definire lo scopo del tuo evento è il primo passaggio chiave per la buona riuscita del tuo evento aziendale. Per quanto possa sembrare scontato ragionare sulle motivazioni per cui un appuntamento pubblico faccia al caso tuo, stabilisce il prosieguo della sua organizzazione.

L’intento potrebbe essere quello di rafforzare la visibilità del marchio. Oppure il lancio di un nuovissimo prodotto sul mercato. Magari l’apertura di nuove sedi aziendali, l’inizio di una partnership a sfondo benefico. Le possibilità sono molteplici e tutte dovranno considerare un approccio diverso se si vuole catturare l’attenzione.

A tale scopo anche l’aspetto economico ha il suo ruolo nell’organizzare eventi aziendali di pubblico interesse. È utile in questo caso stabilire un budget adeguato non solo alla fase meramente preparatoria, ma anche a quella promozionale. 

Marketing, ospiti d’eccezione, catering, allestimento, service tecnico. Sono alcuni tra gli aspetti da gestire e tutti della medesima importanza in un evento. Giocare di anticipo il più possibile è il segreto. Più avremo tempo a disposizione per contattare i potenziali fornitori, più saremo in grado di accomodare le nostre esigenze.

Servizi e location per organizzare eventi aziendali

Scelta della location, del giorno e dei servizi. Ecco come stupire il pubblico

Organizzare eventi aziendali è consegnare ai potenziali clienti il nostro biglietto da visita. In questo senso la scelta del luogo più adatto sappiamo che avrà un grande impatto immaginifico rispetto al nostro marchio. 

Non parliamo soltanto della facilità con la quale il posto dovrà essere raggiungibile. Ma anche alle sue dimensioni. Se prevediamo ad esempio di distribuire nello stesso arco di tempo varie attività, la presenza di più padiglioni farà al caso nostro. Così le persone sapranno orientarsi correttamente in base all’esperienza di maggior interesse. 

Ogni spazio e ambiente dovrà essere accogliente, fuori da rischio sovraffollamenti, ben organizzata anche con i punti di ristoro. Prenotare con largo anticipo una struttura è da consigliarsi vivamente.

Ma attenzione, la scelta di un certo periodo dell’anno, giorni e orari non è da prendere sottogamba. Bisogna considerare la disponibilità dei fornitori, quella dei partecipanti e dei clienti solitamente impegnati nel lavoro durante la settimana. E poi evitare di accavallarci con altri eventi. 

Anche qui giocare d’anticipo è fondamentale per avere successo. E per non rischiare di piazzare la nostra giornata a ridosso di altre simili, magari organizzate dalla concorrenza. Meglio non costringere i nostri clienti a scegliere a quale evento partecipare.

Infine oltre ad aver fatto presente il valore di un buon catering, sono anche altri i servizi da considerare. Quelli di carattere tecnico, utili a rendere il più piacevole possibile l’esperienza. 

Ad esempio, è consigliato ricorrere a schermi o ledwall per le conferenze. In modo che tutti possano seguire i contributi audio video relativi alla nostra azienda. Oppure stabilire degli info point dove gli ospiti potranno approfondire gli argomenti di loro interesse. Non meno importante, offrire anche momenti di puro coinvolgimento.

Dalle esibizioni musicali, agli spettacoli visivi, ai photobooth. Le persone devono essere sempre spinte a vivere l’esperienza del vostro evento in maniera attiva. Il che non potrà che mettere in maggior risalto la credibilità e l’affabilità del vostro brand.

Inoltre, nell’organizzare eventi aziendali degni di nota non può non mancare la promozione dell’evento stesso.

Organizzare eventi aziendali, promozione e post

Organizzare eventi aziendali, l’importanza della promozione

Aspetto decisivo una volta archiviato quello puramente organizzativo è la promozione dell’evento. Ogni evento osserva esigenze diverse. E quindi prediligerà canali di promozione diversi.

Nell’èra del digitale tutto è senz’altro reso più semplice. La buona strategia di marketing infatti insegna che sono molteplici gli strumenti ai quali potersi affidare per simili scopi. Dalle newsletter ai social network, dai banner all’email marketing, fino ai classici comunicati stampa.

Il direct marketing insomma è la pratica più accessibile e meno costosa di tutte. Ma nel caso in cui il vostro evento abbia una dimensione esclusiva lasciate spazio al tocco personale. Ricorrere al classico invito su carta, graficamente studiato, è tutt’altro che passato di moda. Anzi, spesso è sinonimo di autentica professionalità e vicinanza al cliente.

Come ultimo step, non scordate di considerare il post evento. Nell’organizzare eventi aziendali questo passaggio è importante quanto i precedenti. Poiché è il momento in cui si raccolgono le cifre e i feedback, si fanno riunioni con lo staff. Tutto quel che serve per capire quanto il nostro appuntamento pubblico ha avuto successo. Oppure dove bisognerà prestare maggiore attenzione la prossima volta.

Tutto questo dovrà essere effettuato quasi a ridosso della fine dell’evento, non oltre i due giorni. E non scordate naturalmente di fare il vostro giro di email per ringraziare i partecipanti e tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione dello stesso.

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