In molte aziende, soprattutto in contesti in crescita o durante la gestione di progetti complessi, può diventare difficile stabilire chi deve fare cosa. Le responsabilità si sovrappongono, le comunicazioni si confondono e spesso si perde tempo in riunioni inutili o in discussioni su compiti non svolti. Per evitare questi problemi esistono strumenti di organizzazione del lavoro efficaci, uno dei quali è il modello RACI. Questa metodologia aiuta a definire in modo chiaro i ruoli all’interno di un team, permettendo una gestione più fluida e trasparente dei progetti.
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Cos’è il modello RACI e a cosa serve
Il modello RACI è uno schema decisionale che permette di mappare le responsabilità all’interno di un processo o progetto.
Il nome deriva dalle iniziali dei quattro ruoli fondamentali che attribuisce ai vari membri del team: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
L’obiettivo principale del modello è quello di chiarire chi deve compiere una determinata azione, chi ne è responsabile a livello decisionale, chi deve essere consultato e chi deve essere tenuto al corrente.
Utilizzare una matrice RACI significa evitare la confusione tipica delle dinamiche aziendali in cui più persone si occupano dello stesso compito oppure nessuno se ne occupa perché tutti pensano che sia responsabilità di qualcun altro.
Applicare questo schema consente di migliorare la comunicazione interna, ridurre i conflitti e aumentare l’efficienza operativa.
I 4 ruoli del modello RACI spiegati con esempi pratici
Il modello RACI si basa su quattro figure, non intercambiabili. Ognuno di essi ha una funzione ben precisa:
- Responsibile
- Accountable
- Consulted
- Informed
Il Responsible è la persona incaricata di svolgere concretamente il compito. Si tratta quindi di chi esegue l’attività. In un progetto di marketing, ad esempio, potrebbe essere il copywriter che scrive i contenuti.
L’Accountable è invece colui che ha la responsabilità finale del compito e dei suoi risultati. È la figura che approva il lavoro svolto dai Responsible. Tornando all’esempio del progetto di marketing, l’Accountable potrebbe essere il marketing manager che approva la campagna prima del lancio.
Il ruolo di Consulted è ricoperto da chi ha competenze specifiche e viene coinvolto per offrire consigli o pareri, spesso in modo bidirezionale. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un legale che fornisce indicazioni su aspetti normativi di una campagna pubblicitaria.
Infine, l’Informed è chi deve essere tenuto aggiornato sull’andamento delle attività ma non partecipa attivamente alle decisioni. In genere sono stakeholder interni o esterni, come i vertici aziendali o i clienti principali.
Differenze tra i ruoli: chi decide, chi esegue, chi supporta
Una delle difficoltà più comuni nell’applicazione del modello RACI riguarda la distinzione tra i diversi ruoli.
Spesso si tende a confondere chi deve eseguire un’attività con chi deve decidere, oppure si dimentica di coinvolgere figure chiave nel flusso informativo.
L’Accountable è una figura univoca per ogni attività, perché è importante che ci sia un’unica figura decisoria che si assuma la responsabilità finale.
I Responsible, invece, possono essere più di uno, soprattutto se il compito richiede il lavoro di squadra.
Il Consulted ha un ruolo di supporto esperto e contribuisce con competenze specifiche. È importante coinvolgerlo nel momento giusto per evitare rallentamenti o correzioni successive.
Gli Informed, infine, devono essere aggiornati tempestivamente per mantenere allineata la visione generale del progetto.
Quando conviene usare il modello RACI in azienda
Il modello RACI si rivela particolarmente utile in alcuni contesti aziendali.
In primo luogo, è indicato per la gestione di progetti complessi, in cui le attività sono distribuite tra più team e professionisti.
Serve anche quando i ruoli non sono ben definiti e c’è bisogno di stabilire responsabilità formali.
Un’altra situazione in cui conviene adottare una matrice RACI è durante l’onboarding di nuovi dipendenti, per aiutarli a comprendere velocemente chi fa cosa.
Anche nei momenti di riorganizzazione interna, come fusioni, cambi di leadership o creazione di nuovi dipartimenti, questo strumento può rappresentare un valido alleato per chiarire le gerarchie e le funzioni operative.
Come creare una matrice RACI per il tuo team
Passaggi chiave per costruire la matrice (task, attori, assegnazione)
Creare una matrice RACI richiede un approccio metodico ma non complesso:
- Il primo passo consiste nell’elencare tutte le attività o i task del progetto.
- Successivamente si identificano tutti gli attori coinvolti, ovvero le persone o i ruoli chiave. Questi vengono inseriti nelle colonne della matrice, mentre le attività occupano le righe.
- A ogni incrocio tra attività e ruolo viene assegnata una delle lettere R, A, C o I, in base alla funzione della persona in quel particolare compito.
È fondamentale che ogni attività abbia almeno un Responsible e un Accountable. In caso contrario, ci sarà un vuoto decisionale o operativo.
Strumenti digitali utili per realizzarla
La costruzione della matrice può avvenire con strumenti semplici e accessibili.
Google Sheet ed Excel sono ideali per creare tabelle condivise, personalizzabili e facili da aggiornare.
Notion offre soluzioni visivamente più accattivanti e consente di integrare la matrice all’interno di un wiki aziendale.
Anche Miro, la lavagna digitale collaborativa, si presta bene alla creazione di una matrice RACI, soprattutto durante le fasi di brainstorming o di definizione dei ruoli in team distribuiti.
Errori da evitare nell’uso del modello RACI
Uno degli errori più comuni è attribuire più di un Accountable per lo stesso compito. Questo può generare confusione e paralizzare il processo decisionale.
Allo stesso modo, è un problema quando non viene assegnato alcun Responsible a un’attività, perché ciò rischia di lasciarla incompleta o ignorata.
Altro errore frequente è l’eccesso di Consulted e Informed. Quando troppe persone vengono coinvolte nel processo decisionale o informativo, si rallenta l’operatività.
Un uso poco consapevole della matrice può quindi trasformarsi in un ostacolo anziché in un vantaggio.
È anche importante aggiornare la matrice quando cambiano i ruoli o le priorità, per mantenere alta la coerenza tra il modello teorico e la realtà operativa.
Perché il modello RACI aiuta la chiarezza operativa
Il principale vantaggio del modello RACI è quello di portare ordine e chiarezza nelle dinamiche di lavoro.
Stabilire in modo esplicito chi fa cosa evita sovrapposizioni, omissioni e conflitti. I membri del team si sentono più sicuri, sanno a chi rivolgersi e quali sono le proprie responsabilità. Questo migliora la comunicazione interna, aumenta la produttività e rafforza la fiducia tra colleghi.
Inoltre, l’uso della matrice RACI favorisce la trasparenza nei rapporti gerarchici e permette di evidenziare eventuali carenze di ruolo o sovraccarichi di responsabilità, che spesso passano inosservati fino a quando non emergono problemi concreti.
Il modello RACI rappresenta uno strumento semplice ma potente per qualsiasi azienda o team che voglia migliorare l’organizzazione del lavoro.
Permette di definire ruoli in modo chiaro, ridurre la confusione operativa e ottimizzare le risorse. Con l’aiuto di strumenti digitali e una buona capacità di analisi interna, la creazione di una matrice RACI può diventare una prassi virtuosa e replicabile in molte situazioni.
Investire qualche ora nella sua costruzione può significare risparmiare tempo, energie e conflitti a lungo termine.
