Fogli di calcolo, spese finanziarie. Due elementi che messi insieme fanno una gran seccatura, vero? Eppure molti lavori oggi richiedono di ottemperare a mansioni di questo genere. Sebbene non occorra avere una preparazione informatica da ingegnere della NASA! Infatti ti sarà molto d’aiuto sapere come creare tabelle pivot, uno strumento sempre più ricercato da chi ha da gestire uscite finanziarie, contabilità. E altro ancora.
Sicuramente ti è familiare il famoso foglio Excel e la sua capacità di prestarsi a vari calcoli di big data. Ebbene sappi che anche la famigerata applicazione by Microsoft oggi è dotata delle tabelle pivot per semplificare i calcoli. Permettendoti inoltre di effettuare di volta in volta il riepilogo dei dati che ti occorrono, con tanto di operazioni automatiche.
Insomma la possibilità di alleggerire il tuo lavoro e renderlo contemporaneamente valido è a portata di mano. Dunque prima di capire come creare tabelle pivot vediamo più da vicino cosa sono.
Indice
Come mai è così importante creare tabelle pivot?
C’è chi la definisce semplicemente un metodo alternativo alle normali procedure di calcolo dei dati. Quel che è certo è che ad oggi una tabella pivot è tra gli strumenti più efficaci forniti dall’informatica professionale per effettuare riassunti e analisi, elaborare contenuti statistici, servirsi di operazioni matematiche in ogni aspetto del proprio business.
Il tutto in tempi rapidi e nella maniera più completa possibile, senza tralasciare alcuna informazione e con la possibilità di gestirle, ordinarle e combinarle con altre in qualsiasi momento.
Da punto di vista pratico, le procedure effettuabili se sai come creare tabelle pivot sono essenzialmente queste:
- raggruppare gli elementi del tuo foglio di calcolo (da righe, colonne);
- modificare i contenuti in ogni momento;
- suddividere in categorie, riassumendo il valore dei tuoi elementi;
- effettuare calcoli matematici funzionali (media, somme, sottrazioni, ecc.)
- creare report e grafiche semplificati per il tuo team di lavoro
Sicuramente ora ti sarà più chiaro come mai oggi è importante sapere come creare tabelle pivot. Il fatto di poter concentrare anche solo in una pagina di foglio di calcolo la mole di dati di un trimestre può farti risparmiare tempo e fatica in maniera significativa.
Fra i vantaggi di questo strumento c’è infatti intercambiabilità, ovvero la possibilità di prendere e spostare le voci presenti sia nelle righe sia nelle colonne. Oppure mettere in risalto quei valori per noi più rilevanti e nascondere i meno influenti della nostra analisi.
Ogni buona azienda oggi si gestisce la conta delle propria spese e dei propri guadagni attraverso questo programma realizzato da sistemi come Microsoft. Tenere la conta delle vendite, degli stipendi, degli investimenti: tutto fa brodo nella visione complessiva delle attività.
E a ogni nuovo briefing questi dati si rivelano decisivi qualora l’azienda decida di lanciarsi in un nuovo progetto di mercato, valutare altre soluzioni. Oppure constatare il successo delle vecchie strategie, rilevare l’efficacia del proprio customer care. E ancora l’organizzazione di turni, gestione della quantità dei propri prodotti con costi vari di imballaggio e conservazione. Chi più ne ha più ne metta.
Una volta chiarita la loro importanza dal punto di vista pratico andiamo a vedere come creare tabelle pivot utili al vostro lavoro.
Ecco come creare tabelle pivot per organizzare al meglio il tuo lavoro
Se dalla tua hai una buona preparazione in fatto di fogli di calcolo, sapere come creare tabelle pivot con Excel ti riuscirà senz’altro più agevolmente. In caso contrario, niente paura: siamo qui per questo. E alla fine ti accorgerai non solo che realizzare queste tabelle è estremamente facile. Ma inizierai a risparmiare molto più tempo.
Il punto di partenza per ogni buona analisi è la selezione dei dati che ci occorrono in base allo scopo per cui ci servono. Uscite? Entrate? Investimenti vari? Puoi anche selezionarli tutti e organizzarli in un secondo momento senza creare alcuna confusione.
Successivamente, il passo è selezionare la voce “Inserisci” dalla barra degli strumenti di Excel e cliccare sulla voce “Tabelle – Tabella pivot”. L’opzione seguente che si aprirà rimanderà alla creazione della tabella stessa selezionando la propria cella di destinazione.
A questo punto si creerà automaticamente un vero e proprio foglio di lavoro predisposto ai vostri obiettivi. Da cui poi non dovete far altro che spuntare i dati raggruppati come meglio credete (anno, mesi, settimane, nomi ecc.).
Da qui in poi non dovrai fare altro che sperimentare. E di base il consiglio per i primi tempi, se sei un neofita, è proprio di procedere per tentativi prima di cimentarti in calcoli più complicati.
Una volta che ottenuto maggiore dimestichezza, sapere come creare tabelle pivot diventerà uno scherzo. Anzi, ti sarà senz’altro utile il ricorso ad altri strumenti messi a disposizione dal foglio di calcolo Excel.
Fra questi ci sono degli stili di raccolta e gestione dati più veloci, come quello di “Progettazione” che scaturisce ogni qualvolta cliccherai per il menù a tendina su una cella qualunque.
Inoltre potrai modificare in ogni momento le formule della tua tabella attraverso l’opzione “Riepiloga valori per…”, aggiornare automaticamente il tutto qualora alcuni dati registrati subiscano delle variazioni. E ancora creare per ciascuna delle nostre categorie ulteriori “sottocartelle” utili alle raccolte di elementi più corposi.
E non ultimo, come citato all’inizio, avrai la possibilità di convertire in grafico il tuo lavoro e renderlo fruibile al tuo capo e al tuo team di lavoro.
