In qualunque ambito oggi, sia professionale che privato, la sola idea di non essere multitasking fa sentire esclusi e mancanti di una qualità considerata praticamente indispensabile. Elasticità mentale, capacità di gestire più attività contemporaneamente, abitudine alle distrazioni generate dall’arrivo di email, messaggi, chat e telefonate ci sembrano tutte abilità essenziali per potere lavorare nel Terzo Millennio. La persona media controlla il proprio cellulare ogni 12 minuti. Per gli imprenditori, è probabilmente più spesso. Sei sempre in guardia per il prossimo aggiornamento, problema o opportunità, e questa costante frammentazione del tuo tempo sta uccidendo i tuoi livelli di concentrazione e produttività. Eppure, recenti studi dimostrano come questa caratteristica sia altamente sopravvalutata e possa anzi rivelarsi dannosa per la nostra produttività.
Ciò che chiamiamo abitualmente multi-tasking che significa letteralmente svolgere più attività contemporaneamente, in realtà è switch-tasking ovvero spostarsi velocemente da un’attività ad un’altra). E’ piuttosto semplice comprendere che al nostro cervello siano richiesti impegno ed energie per passare da un compito a un altro. Il passaggio continuo da un compito a un altro risulta in uno spreco di produttività, perché l’attenzione deve essere dedicata anche allo spostamento e alla riattivazione della concentrazione. Secondo questi dati di gestione del tempo pubblicati da dorico.com, la persona media viene interrotta una volta ogni 8 minuti.
Questo studio non indica se influisce sul tempo che si spende inutilmente sui dispositivi digitali. Diciamo che lo fa, ma ne dubito. Sette interruzioni all’ora, ovvero da 50 a 60 interruzioni al giorno in media. Se le interruzioni richieste richiedono circa 5 minuti per la gestione, stai trascorrendo circa quattro ore al giorno in interruzioni da solo. Come se ciò non fosse abbastanza scioccante, l’80% di queste interruzioni sarebbe poco importante. Questa è una perdita impressionante di tre ore e 12 minuti di attività non critica al giorno. Questo non include il tempo che impiega il cervello a concentrarsi sul compito precedente, che è ovunque da cinque minuti a 30 minuti.
La perdita di produttività è uno dei problemi più importanti per gli imprenditori. Riportando il tutto alle abitudini della società digitale odierna, lavoriamo mentre ascoltiamo musica, prepariamo la presentazione per la prossima riunione con un occhio al messaggio appena ricevuto su WhatsApp e il programma di posta elettronica sempre aperto e se arriva un collega a farci una domanda abbiamo la sensazione di essere stati interrotti. Le distrazioni e la gestione di diverse attività in contemporanea risultano essere dannose per la memoria e la capacità di apprendimento perché influenzano la nostra abilità nel selezionare le informazioni che vale la pena ricordare.
La cosa più preoccupante, tuttavia, è che stiamo diventando dipendenti dai nostri gadget tecnici ed è dannoso fisicamente ed emotivamente. Mentre ti senti come se fossi produttivo quando cambi compiti ogni paio di minuti, questo stato di iper-allerta ha effetti fisiologici dannosi a lungo termine. La costante ricerca di stimoli digitali determina ciò che gli esperti di medicina chiamano “eroina digitale” e “cocaina elettronica”. Andrew Doan, MD, un esperto riconosciuto in tecnologia e dipendenza da videogioco che dirige la ricerca sulle dipendenze per il Pentagono e la Marina degli Stati Uniti, afferma che una lunga quantità di tempo focalizzata su uno schermo può influenzare la corteccia frontale del cervello allo stesso modo della cocaina. “
Quando la nostra attenzione è suddivisa su più compiti non ci ricordiamo molto, ma siamo in grado di focalizzarci sui dati che riteniamo più importanti. Il cervello agisce come un setaccio: trattiene soltanto le informazioni che seleziona come salienti, perché non è in grado di dedicare la medesima attenzione a entrambe le azioni che stiamo svolgendo. Nulla di grave, se una delle due attività non richiede concentrazione, ma nel momento in cui l’obiettivo è apprendere nuove nozioni, è decisamente consigliato dedicarsi su un singolo compito per volta. Il cervello non è programmato per processare più attività nello stesso momento e quindi è più produttivo se ne facciamo una alla volta.
La preoccupazione per la dipendenza digitale è così grande che è classificata come un disturbo ufficiale in un numero crescente di paesi, tra cui Australia, Cina, Giappone, India, Italia, Giappone, Corea e Taiwan. Abbiamo visto finora gli aspetti negativi del multitasking ed è naturale chiedersi perché scegliamo di lavorare in questo modo. In realtà sembrerebbe trattarsi di un istinto primordiale che ci porta a rispondere agli stimoli immediatamente. Non solo, lasciare l’attenzione libera di spaziare tra diversi programmi, pannelli aperti nel browser di navigazione, messaggi email, notifiche dei vari social network e ascoltare musica in sottofondo ci fa sentire bene. Ovviamente i problemi si presentano nel momento in cui tutto ciò ha un impatto sulla produttività e sulla qualità del nostro lavoro.
E allora come si diventa più produttivi? Il primo passo riguarda il passaggio da multi a mono-tasking: quando si concentra su una sola attività, infatti, il cervello lavora meglio, perché vengono usati entrambi i lobi frontali aumentando la capacità decisionale. Viene inoltre efficacemente attivata la corteccia prefrontale, l’area deputata all’organizzazione dei compiti, alla definizione delle priorità e alla distribuzione alle specifiche zone cerebrali. A questo proposito, vale la pena soffermarci sulla cosiddetta matrice di Eisenhower da cui deriva anche il celebre motto: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
