Ogni impresa è fatta di persone, ma se manca una mappa precisa dei ruoli, anche il miglior equipaggio può perdere la rotta. Non si tratta solo di selezionare il candidato giusto, quanto di dare forma a una relazione professionale chiara fin dal primo contatto. La job description, in questo senso, è il documento che orienta, definisce, calibra. Non ha nulla a che vedere con gli annunci patinati: è uno strumento tecnico, redatto con metodo, che parla tanto ai candidati quanto all’azienda stessa.
Sottovalutarla è un errore. Stilare una job description ben costruita significa non dover rincorrere soluzioni in corsa. Eppure, capita spesso di imbattersi in schede superficiali, mal allineate rispetto al lavoro effettivo, oppure confuse, talvolta ereditate da vecchie versioni aziendali mai davvero aggiornate.
Indice contenuto
Dare forma al ruolo prima di definirlo
La job description non è un compito amministrativo da delegare in automatico all’ufficio HR. È da intendersi, invece, come un documento che si scrive dopo un confronto serio tra chi conosce la posizione da ricoprire, chi gestisce il team e chi selezionerà le persone.
Serve tempo per costruirla, e serve onestà: molte aziende tendono ad allargare le richieste, sperando così di pescare il talento più completo. Ma il rischio è l’effetto boomerang: chi legge si disorienta, chi viene selezionato non si riconosce in ciò che poi dovrà fare.
Per scrivere una job description precisa bisogna partire da un’analisi concreta della posizione. Osservare chi già ricopre quel ruolo (quando esiste), annotare le attività reali, capire quali sono gli obiettivi da raggiungere e quali strumenti vengono utilizzati nel quotidiano.
Non bastano i titoli di studio o le competenze desiderate: serve una fotografia fedele del lavoro com’è davvero.
Struttura sì, ma con criterio
Non esiste una formula rigida, eppure le sezioni più efficaci tendono a seguire uno schema ordinato. Ogni parte deve avere un motivo di esistere, e ogni frase deve servire a chiarire, non a riempire.
Il titolo del ruolo deve essere parlante. Frasi come “ninja del marketing” o “guru della comunicazione” possono forse incuriosire, ma rischiano di allontanare candidati preparati e seri.
Meglio un titolo riconoscibile, ancorato a codifiche professionali, che aiuti chi cerca lavoro a capire se rientra o meno nei parametri.
L’introduzione dovrebbe spiegare con poche righe qual è lo scopo della posizione all’interno dell’organizzazione. Che tipo di funzione svolge? Con quali reparti è in contatto? In che modo contribuisce agli obiettivi aziendali?
Le attività principali vanno descritte in modo chiaro, evitando gerghi e sigle ambigue. Ogni punto deve usare un verbo attivo e al presente: “coordina il team operativo”, “analizza i dati di vendita”, “gestisce il contatto con i fornitori”.
Le competenze richieste devono distinguere ciò che è necessario da ciò che è utile. C’è una differenza tra “obbligatorio” e “preferibile”, e va rispettata. Inserire venti requisiti quando ne bastano cinque allontana candidati potenzialmente validi.
Il contesto lavorativo merita attenzione: non si tratta solo di dire se è previsto smart working o meno. È utile indicare orari, eventuali trasferte, modalità di inserimento e qualsiasi informazione che aiuti a capire cosa aspettarsi davvero.
Scrivere in modo trasparente aiuta tutti
La job description è un documento tecnico, scritto per essere utile. Non serve a impressionare ma a spiegare. Deve essere asciutta, coerente, leggibile.
Troppo spesso ci si lascia prendere dalla tentazione di usare aggettivi altisonanti, promesse poco realistiche o frasi piene di entusiasmo che, nella realtà quotidiana, non trovano riscontro. Chi legge una job description non cerca una brochure: cerca chiarezza.
Ecco perché ogni frase deve essere ponderata. Meglio una parola semplice che una costruzione arzigogolata. Meglio un esempio concreto che una formula generica. Meglio dire “utilizza Excel per report settimanali” che “gestisce attività di reportistica avanzata”.
Chi scrive il documento deve conoscere il lavoro
Uno dei problemi più frequenti nella stesura delle job description riguarda la distanza tra chi redige il testo e chi svolge il lavoro descritto. Se l’ufficio risorse umane agisce da solo, senza coinvolgere il responsabile di reparto, è molto facile commettere errori o trascurare aspetti rilevanti.
Il confronto interno serve a evitare descrizioni fittizie o troppo generiche. Un buon documento nasce sempre da una collaborazione tra più sguardi: chi conosce il ruolo dall’interno, chi si occupa di selezionare, chi dovrà gestire la persona una volta inserita.
Rivedere periodicamente il documento è un dovere
Le job description non sono eterne. Non appena il ruolo cambia, anche solo di poco, è necessario aggiornare il testo. Lasciare una scheda ferma nel tempo, quando nel frattempo sono cambiate le priorità o gli strumenti di lavoro, crea disallineamento.
E il disallineamento, a lungo andare, pesa: durante le valutazioni di performance, nei colloqui interni, persino nelle cause di lavoro.
Meglio prendersi il tempo per una revisione annuale, possibilmente condivisa con i diretti interessati. È un’occasione per verificare se ciò che si scrive corrisponde a ciò che davvero accade.
Una buona descrizione racconta il lavoro, non la fantasia
La differenza tra un testo ben fatto e uno inutile sta nella capacità di restituire, in modo fedele, il senso di una giornata tipo in quel ruolo. La job description non deve entusiasmare, deve istruire.
Non deve convincere, ma chiarire.
Un testo efficace fa sentire chi legge in grado di immaginarsi dentro quel lavoro. Se dopo averlo letto il candidato ha una percezione vaga del ruolo, vuol dire che qualcosa non funziona.
Un documento ben scritto, invece, contribuisce a creare relazioni di lavoro più solide, selezioni più rapide e ambienti più consapevoli.
Potrebbe anche interessarti: Export manager: cosa fa e come può espandere il tuo business all’estero
