Un preventivo non è solo un documento che indica un prezzo, ma è una vera e propria presentazione della tua offerta: è il tuo biglietto da visita per conquistare un nuovo cliente e trasformare un potenziale cliente in un cliente reale. Ecco come scrivere un preventivo esempio pratico.
Un preventivo è un documento commerciale che illustra in modo dettagliato i costi di un prodotto o di un servizio. Serve a fornire al cliente un’idea chiara e precisa di quanto dovrà spendere.
Indice contenuto
Come scrivere un preventivo esempio
Per sapere come scrivere un preventivo e avere un esempio pratico è fondamentale partire dal perché è così importante saper scrivere un preventivo in modo corretto.
Perché è importante un preventivo?
Prima di tutto dimostra di avere una certa professionalità. Il preventivo mette nero su bianco quello che effettivamente il cliente andrà a spendere, di conseguenza rispetta il principio della trasparenza e della chiarezza che ci deve essere nella relazione con il cliente. Un preventivo dettagliato che non nasconde nulla contribuisce anche ad instaurare un rapporto di fiducia: il cliente sarà portato a fidarsi di te.
Per quanto riguarda la parte pratica, un preventivo è il punto di partenza per la negoziazione e la stipula di un contratto, quindi di fatto va a concretizzare un accordo che altrimenti rimarrebbe un patto a voce.
Andiamo a vedere come scrivere un preventivo esempio con cosa deve contenere nel concreto questo documento.
Cosa deve contenere un preventivo?
- Intestazione: Nome e dati dell’azienda, partita IVA, numero di telefono, indirizzo e email.
- Dati del cliente: Nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e email del cliente.
- Numero e data: Assegna un numero progressivo al preventivo e indica la data di emissione.
- Oggetto: Descrizione chiara e concisa del prodotto o del servizio offerto.
- Descrizione dettagliata: Elenca tutti i prodotti o i servizi inclusi nel preventivo, specificandone le caratteristiche e le quantità.
- Eventuali opzioni aggiuntive e relativi costi.
- Prezzi unitari e totali: Indica il prezzo unitario di ogni prodotto o servizio e il prezzo totale.
- IVA: Indica l’aliquota IVA applicabile.
- Spese aggiuntive: Se previste, indica eventuali spese aggiuntive (es. spese di spedizione, montaggio, ecc.).
- Condizioni di pagamento: Specifica le modalità di pagamento (bonifico, contrassegno, ecc.) e i termini.
- Termine di pagamento.
- Eventuali penali per pagamenti ritardati.
- Validità: Indica la data entro cui il preventivo è valido.
- Tempi di consegna o realizzazione:
- Indicazione delle date di inizio e fine dei lavori.
- Eventuali milestone intermedie.
- Garanzia e assistenza:
- Descrizione delle garanzie offerte sui prodotti o servizi.
- Modalità di assistenza post-vendita.
- Condizioni generali:
- Rinvio alle condizioni generali di contratto, se presenti.
- Specifica di eventuali clausole particolari (es. penali per recesso).
- Note legali
- Firma: Firma del responsabile dell’azienda.
Esempio pratico
[Nome della tua azienda] [Indirizzo] [Partita IVA] [Contatti]
Preventivo n. [Numero] Data: [Data]
Cliente: [Nome e cognome del cliente] [Indirizzo] [Contatti]
Oggetto: Realizzazione sito web
Descrizione dei servizi:
- Analisi dei requisiti e progettazione dell’architettura del sito
- Creazione di 5 pagine statiche
- Realizzazione di un form di contatto
- Ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO)
- Hosting e dominio per 1 anno
Prezzi:
- Analisi e progettazione: € 200,00
- Creazione pagine: € 150,00/pagina x 5 = € 750,00
- Form di contatto: € 100,00
- SEO: € 250,00
- Hosting e dominio: € 120,00/anno
Totale netto: € 1.420,00 IVA 22%: € 312,40 Totale IVA inclusa: € 1.732,40
Condizioni di pagamento: 50% alla conferma dell’ordine, saldo alla consegna del progetto.
Validità del preventivo: 30 giorni dalla data di emissione.
Firma:
[Nome e cognome del responsabile]
Una volta messi per iscritto i dati è importante controllare e verificare che i prezzi siano corretti e aggiornati e soprattutto, per correttezza e trasparenza nei confronti del cliente, il documento deve includere tutte le informazioni necessarie in modo chiaro evitando tecnicismi ed essendo il più comprensibile possibile. In questo modo si riducono le incomprensioni e si evitano malintesi con il cliente. Inoltre, valuta attentamente i prezzi della concorrenza, ma non scendere al di sotto dei tuoi costi e sii puntuale nell’invio del preventivo entro i tempi concordati con il cliente.
Per avere una maggiore precisione puoi avvalerti di un software dedicato che semplifica la creazione di documenti professionali, in questo modo potrai più facilmente adattare il preventivo alle esigenze specifiche del cliente.
Strumenti utili per creare preventivi:
- Software specifici: Esistono numerosi software che semplificano la creazione di preventivi, come programmi di contabilità o software CRM.
- Fogli di calcolo: Excel o Google Sheets possono essere utilizzati per creare preventivi personalizzati.
- Modelli preimpostati: Molti siti web offrono modelli di preventivi scaricabili e personalizzabili.
- Zoho Invoice: Un’ottima soluzione per piccole e medie imprese.
- QuickBooks: Un software contabile molto diffuso, che include anche funzionalità per la creazione di preventivi.
- Salesforce: Un potente CRM che offre strumenti avanzati per la gestione delle vendite.
I vantaggi di un buon preventivo
Un preventivo professionale è un documento ufficiale che un’azienda o un professionista invia a un cliente potenziale per illustrare dettagliatamente i servizi o i prodotti offerti, insieme al relativo costo. Come scrivere un preventivo esempio è un’attività importante e a cui bisogna dedicare il tempo giusto perché è il passo preliminare per chiudere un accordo.
Il preventivo serve ad informare il cliente, descrive in modo chiaro e completo cosa verrà fornito, quali sono le caratteristiche del prodotto o del servizio, e quali sono le tempistiche di consegna o realizzazione; fissa il prezzo come stabilito insieme a tutte le modalità e le clausole: si tratta di un vero e proprio pre-contratto.
Per questo motivo bisogna sapere come scrivere un preventivo esempio di trasparenza e professionalità. In questa fase devi ascoltare il cliente e comprendere le sue esigenze e le sue aspettative, e devi essere bravo ad individuare anche le sue specifiche richieste in modo da poter adattare l’offerta in modo personalizzato.
Conclusione
Un preventivo ben strutturato è un elemento fondamentale per il successo di ogni attività commerciale. Dedica il tempo necessario alla sua redazione e assicurati che sia chiaro, completo e professionale perché questo documento tutela entrambe le parti: sia l’azienda che il cliente. È un biglietto da visita che permette di conquistare la fiducia del cliente e di trasformare un potenziale cliente in un cliente reale.
