Nelle piccole e medie imprese italiane sta crescendo l’attenzione verso i buoni pasto, strumento di welfare che permette di ottimizzare i costi del personale senza appesantire il bilancio. La buoni pasto deducibilità totale, unita all’esenzione fiscale per i dipendenti entro limiti precisi, rende questo benefit particolarmente interessante. Le PMI possono ridurre il cuneo fiscale e offrire al tempo stesso un valore concreto e quotidiano ai lavoratori.
Il meccanismo funziona perché la normativa fiscale consente alle aziende di dedurre al 100% il costo sostenuto, diversamente dalle spese di vitto ordinarie che scontano un limite del 75%. Per chi non dispone di mensa aziendale, i buoni pasto sono diventati una risposta pratica e tracciabile, apprezzata dai dipendenti e gestibile con facilità amministrativa.
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Perché i buoni pasto sono il benefit più apprezzato
Il dipendente può utilizzare i buoni pasto per acquistare pasti pronti, prodotti alimentari o consumare presso ristoranti convenzionati. Questa flessibilità li distingue da altri fringe benefit che richiedono procedure complesse o che vengono percepiti come distanti dalle necessità quotidiane.
Per le aziende, erogare buoni pasto significa aggiungere valore senza per altro aumentare il cuneo fiscale. L’impresa deduce completamente la spesa, mentre il dipendente non vede crescere la base imponibile fino alle soglie previste. Molte PMI inseriscono i buoni pasto nei contratti di lavoro, integrandoli con altri strumenti come i benefit aziendali destinati alla formazione o alla conciliazione vita-lavoro.
La normativa fiscale aggiornata sui buoni pasto
Il riferimento principale resta l’articolo 51, comma 2, lettera c) del Tuir. Questa norma stabilisce che le somministrazioni di vitto tramite buoni pasto sono escluse dal reddito di lavoro dipendente entro limiti giornalieri specifici. Il decreto del Ministero dello Sviluppo Economico 122 del 2017 ha poi definito le caratteristiche tecniche, distinguendo tra formato cartaceo ed elettronico, e fissato le modalità operative per le società emittenti e gli esercizi convenzionati.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito più volte aspetti applicativi rilevanti. Ha confermato che i buoni pasto possono essere erogati anche ai lavoratori in smart working, perché il regime fiscale agevolato prescinde dalla presenza fisica in ufficio. Questa interpretazione ha reso lo strumento più flessibile, adattandolo alle modalità organizzative del lavoro attuale.
I limiti di esenzione fiscale e contributiva per il dipendente
La soglia di esenzione determina fino a quale importo il buono pasto non concorre alla formazione del reddito. Per il dipendente significa che entro certi valori giornalieri il buono è completamente detassato e non genera contributi previdenziali. L’eccedenza invece viene considerata reddito ordinario, sottoposta a tassazione Irpef con ritenute.
Soglia di esenzione per i buoni pasto cartacei
I buoni cartacei godono di esenzione fino a 4 euro giornalieri. Se l’azienda eroga un buono da 7 euro in formato cartaceo, i 3 euro eccedenti vengono tassati come retribuzione e generano contributi previdenziali. Questo limite ridotto rende i buoni cartacei meno convenienti rispetto alla versione elettronica, pur mantenendo utilità in contesti dove la gestione digitale risulta complessa.
Soglia di esenzione aumentata per i buoni pasto elettronici
Per i buoni elettronici la soglia sale a 8 euro giornalieri. Un buono elettronico da 8 euro è interamente esentasse per il dipendente. La differenza è stata introdotta per favorire la digitalizzazione dei pagamenti e ridurre l’uso di carta. Le aziende che adottano sistemi elettronici possono erogare un valore maggiore senza generare oneri fiscali e contributivi aggiuntivi.
La soglia si applica al valore facciale del buono, non al costo sostenuto dall’azienda per l’acquisto. Questo elimina ambiguità interpretative e garantisce certezza operativa.
La deducibilità dei costi per l’azienda
Sul fronte aziendale, la buoni pasto deducibilità costituisce uno dei vantaggi fiscali più rilevanti. A differenza delle spese di rappresentanza o di vitto sostenute direttamente, l’acquisto di buoni pasto è interamente deducibile ai fini delle imposte dirette. L’Amministrazione finanziaria considera i buoni pasto un servizio sostitutivo di mensa, assimilabile a un servizio complesso e non a una semplice somministrazione di alimenti.
Deducibilità ai fini ires e irpef
Per le società di capitali soggette a Ires e per le imprese individuali o società di persone soggette a Irpef, i costi per i buoni pasto sono deducibili al 100%. L’intero importo pagato riduce l’utile imponibile, generando un risparmio fiscale reale. L’acquisto viene registrato come costo del personale e la deducibilità opera per competenza, nel periodo in cui i buoni vengono erogati ai dipendenti.
L’Iva applicata dalle società emittenti è detraibile secondo le regole ordinarie. Il decreto legislativo 36/2023 ha confermato l’aliquota agevolata del 4% per i buoni pasto destinati ai dipendenti, garantendo un ulteriore vantaggio rispetto alle spese di vitto ordinarie.
Deducibilità ai fini irap
Anche ai fini Irap, i costi per i buoni pasto sono integralmente deducibili. Questo vantaggio non è scontato, perché l’Irap ha una base imponibile diversa rispetto alle imposte sui redditi e molte voci di costo del personale subiscono limitazioni. Nel caso dei buoni pasto la deducibilità piena è riconosciuta, con beneficio concreto per le imprese ad alta intensità di manodopera.
Per professionisti e ditte individuali che acquistano buoni pasto per utilizzo personale, la deducibilità scende al 75% con limite massimo del 2% del fatturato annuo. In questo caso i buoni vengono equiparati alle spese di vitto ordinarie, perdendo il regime agevolato riservato ai datori di lavoro.
Come introdurre i buoni pasto in azienda
L’introduzione richiede alcuni passaggi amministrativi. Il primo è la scelta del fornitore, confrontando le società emittenti autorizzate. Le condizioni variano per commissioni applicate, rete di esercizi convenzionati, modalità di ricarica e servizi accessori come piattaforme di gestione digitale.
Dopo aver selezionato il fornitore, l’azienda decide il valore facciale del buono e la cadenza di distribuzione. La maggior parte delle imprese sceglie buoni da 7 o 8 euro erogati mensilmente in base ai giorni lavorativi effettivi. È possibile subordinare l’erogazione alla presenza in servizio, evitando distribuzione durante assenze per ferie o malattia.
Dal punto di vista fiscale l’azienda deve verificare che i buoni rispettino i limiti di esenzione per evitare che la quota eccedente generi ritenute e contributi non previsti. La tracciabilità dei buoni elettronici semplifica questo controllo, consentendo di monitorare in tempo reale le erogazioni. È opportuno comunicare ai lavoratori le modalità di utilizzo, gli esercizi convenzionati e le limitazioni previste dalla normativa, come il divieto di cumulo oltre otto buoni giornalieri o l’impossibilità di ottenere resto in denaro.
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