Che si tratti di un primo approccio o di un upgrade, sapere cosa sia un intranet aziendale è molto importante. Le prime tipologie sono apparse sul web già negli anni ‘90, e per lo più venivano utilizzare per la pubblicazioni di documenti e news. Un vero e proprio sistema di comunicazione adottato dalle aziende e che nel tempo si è evoluto.
Oggi infatti una intranet aziendale può servire per gestire attività, collaborazioni, semplificare le procedure di organizzazione. Il tutto alla luce del sole, o meglio accessibile all’intero personale in base alle informazioni e gli interventi da effettuare.
Cerchiamo prima di tutto di capire cosa sia tecnicamente una intranet e come mai è così importante per il tuo business.
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Cosa vuol dire intranet e perché è importante in un’azienda?
In poche parole, una intranet aziendale è un portale web a disposizione di tutti coloro che ne fanno parte e ci lavorano. Si tratta della pagina dove sono presenti tutti gli strumenti, le informazioni e i servizi utili alla gestione delle varie sezioni lavorative.
Al suo interno infatti trovi notizie, comunicazioni di servizio, documenti di policy e procedure, template, servizi al lavoratore, tool aziendali, aree formative e di conversazione. Il digitalmente offerto dall’azienda per cui lavori.
L’utilità di una intranet aziendale sta nella capacità di incrementare il livello di coinvolgimento del personale alle varie dinamiche. Il che si traduce con una maggiore partecipazione, una corretta e globale informazione. E quindi con un aumento dell’efficienza e della produttività.
La digitalizzazione dei vari servizi è fondamentale in questo contesto, poiché è l’unica formula in grado di garantire la standardizzazione dei processi aziendali, la loro fruibilità e disponibilità. La possibilità infatti di gestire informazioni e trasmetterle in maniera trasversale all’interno della propria impresa assicura una maggiore collaboratività tra le parti. E su piani diversi di impiego, dal più basso al più alto.
Questo perché ad essere semplificata è la comunicazione e i linguaggi di ogni settore, andando così a ridurre i tempi di confronto e di passaggio all’azione volta per volta. Con ulteriore risparmio anche di denaro per tutti quei passaggi di info che un tempo richiedevano persino dei supporti fisici (es stampare e consegnare fogli con comunicazioni varie).
Non solo. Nel confrontarsi i rappresentanti dei vari livelli hanno la possibilità di scambiarsi le loro esperienze e competenze. In modo da migliorarsi a vicenda e avere una visione più globale del funzionamento della propria azienda.
La risoluzione dei problemi è senz’altro uno dei primi aspetti a beneficiare delle potenzialità dell’intranet aziendale. I dipendenti non sono più osservatori passivi delle dinamiche che non li coinvolgono direttamente ma in qualche modo li riguardano.
Pochi click, pochi scambi di battute via etere e il gioco è fatto. Il tuo settore di competenza avrà chiaro quale sia il problema da risolvere o la questione più urgente da affrontare. E potrà non solo attivarsi per trovare soluzioni, ma coordinarsi con gli altri livelli in modo che tutti rimangano aggiornati e possano fornire il proprio aiuto in tempo reale.
Dunque maggiore controllo, sprechi ridotti, capacità organizzativa, processi più flessibili. Sono senza dubbio fra i vantaggi più importanti di una intranet aziendale.
Ecco alcuni esempi di intranet aziendale di successo
Per avviare o portare avanti strategia di continuità, ti sarà utile qualche esempio di intranet aziendale a grandi livelli. Per capire come migliorare la comunicazione interna e la collaborazione fra i dipendenti possa davvero permetterti di sviluppare grandi margini di crescita.
La Aptiv è leader in tutto il mondo per le parti di ricambio e le tecnologie per auto. Il ricorso a piattaforme digitali come Liferay ha permesso all’azienda di gestire gli oltre 74 server in tutto il mondo. Efficientando la trasmissione di informazioni fra i dipendenti distribuiti nelle varie filiali e migliorando il loro coordinamento. Il risultato infatti sono stati meno ritardi sulle consegne, incremento della produttività, risparmio significativo sulle spese.
Un’altra realtà che si è servita della piattaforma Liferay per migliorare la propria intranet aziendale è stata Airbus. Responsabile della progettazione di aerei, elicotteri, mezzi di trasporto militari, satelliti e altri veicoli di lancio. Obiettivo prossimo quello di passare all’elettrico.
Ebbene l’azienda aveva non pochi problemi nella gestione delle comunicazioni informatiche fra i vari dipendenti. Spesso venivano processati così tanti ticketing di richieste e risposte che il Service Desk IT faceva fatica a contenerli. Con conseguenti incidenti e ostacoli al ritmo generale di lavoro.
Con la giusta piattaforma di intranet, Airbus ha ridefinito il proprio approccio mettendo l’utente al centro di ogni cosa. E riuscendo così a far girare correttamente la mole di informazioni ricercate al punto tale che gli internauti possono accedere da sé a quelle che gli servono volta per volta. Meno pagine da aprire, meno step da rispettare, maggiore velocità di risoluzione delle varie problematiche. Con riduzione del 30% degli incidenti sulla rete.
Come ultimo esempio abbiamo il rivenditore al dettaglio di moda fashion Coach. Immaginate di dover spedire alle migliaia di negozi col vostro nome le indicazioni opportune sugli allestimenti da fare in questo o quel periodo dell’anno. Ebbene questo processo porta via con sé molto tempo e denaro nell’attesa che ogni filiale si sia coordinata con le richieste della sede centrale.
Ecco allora intervenire un intranet aziendale improntato sul visual merchandising, al quale tutti i gruppi di lavoro coinvolti possono accedere e intervenire in tempo reale. Comunicazioni più veloci fra i reparti, cambi di allestimento repentini senza costi aggiuntivi, scambio di feedback e pareri tra i colleghi di filiali diverse.
Inutile dire quanto questo approccio abbia fruttato a Coach un notevole guadagno sotto molteplici aspetti. Provare per credere!
