Al fine di ridurre i costi di gestione documentale, migliorare l’organizzazione aziendale interna e garantire piena conformità normativa, la conservazione sostitutiva può rappresentare una soluzione valida, oltre che una leva strategica capace di ottimizzare flussi e processi di lavoro interni. Non si tratta di una semplice digitalizzazione dei documenti, bensì di un processo regolamentato, che consente di sostituire, a tutti gli effetti, l’archivio cartaceo con un suo omologo digitale, che occupi meno spazio, sia sicuro e legalmente valido.
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Differenze tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva a norma
C’è subito da chiarire la differenza tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva. Questi due concetti, spesso confusi, sono giuridicamente molto diversi. L’archiviazione elettronica consiste nel salvare file digitali, o alternativamente scansionare documenti cartacei, al fine di conservarli su computer; server; hard disk oppure cloud. Questo metodo migliora sicuramente l’accessibilità, snellendola, e permette di risparmiare spazio, oltre che carta sulla quale imprimere il documento. Non ha però valore legale nel tempo.
La conservazione sostitutiva, invece, è un processo previsto e normato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, spesso abbreviato in CAD, e dalle regole tecniche codificate dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Attraverso specifiche procedure, il processo assicura che il documento mantenga nel tempo integrità, autenticità, leggibilità e immodificabilità, rendendolo opponibile a terzi. Si tratta di una vera e propria trasformazione verso il digitale dell’archiviazione tradizionale, quella che aveva lo scopo di conservare i testi nel corso dei decenni, senza che essi perdessero mai la loro validità.
La sua necessità si deve al fatto che, nella pratica, un documento archiviato elettronicamente può essere facilmente contestato, dal momento che non presenta una vera e propria validità legale. Uno sottoposto a conservazione sostitutiva, invece, ha lo stesso valore probatorio dell’originale cartaceo. Ne è l’esatto corrispondente digitale. Per questo motivo, la conservazione sostitutiva a norma consente di eliminare, definitivamente, la carta, senza originare rischi legali.
Quali documenti si possono conservare digitalmente?
La conservazione sostitutiva può essere applicata a un’ampia gamma di documenti aziendali. Tanto i registri fiscali, quanto quelli amministrativi, possono essere archiviati secondo questa procedura. Tra i più comuni rientrano fatture elettroniche e analogiche; libri contabili; registri IVA; bilanci; dichiarazioni fiscali e documentazione del personale. Anche documenti quali contratti; ordini; documenti di trasporto; mail di posta elettronica certificata, o comunque rilevanti, nonché documenti firmati digitalmente possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva. Ciò che conta è che rispettino i requisiti previsti dalla normativa.
In alcuni casi, è possibile conservare digitalmente anche documenti nativi su supporto cartaceo, previa scansione conforme a quanto indicato dal CAD e processo certificato. È importante distinguere tra documenti per cui la conservazione digitale è facoltativa e quelli per cui è fortemente consigliata (o ormai standard, di fatto, come per esempio per le fatture elettroniche). Per quanto riguarda questa seconda tipologia, è importante intavolare una corretta strategia di conservazione sostitutiva. Ciò semplificherà moltissimo il lavoro, poiché consentirà di centralizzare l’archivio, ridurre gli spazi fisici e, soprattutto, agevolare e semplificare le verifiche fiscali.
I requisiti tecnici: integrità, leggibilità e immodificabilità nel tempo
Affinché sia legalmente valida, la conservazione sostitutiva deve garantire tre requisiti fondamentali e caratterizzanti: integrità, leggibilità e immodificabilità nel tempo.
- L’integrità assicura che il documento non venga più aperto e alterato, nel corso del tempo;
- la leggibilità ne consente la consultazione, anche a distanza di anni, garantendo che si stia visualizzando ancora la versione originale;
- l’immodificabilità, infine, ne impedisce tutte le modifiche, eccezion fatta per quelle indicate e tracciate, le quali consentano comunque di risalire anche alla versione di origine.
Questi requisiti vengono garantiti attraverso strumenti tecnici. I veicoli di cui la conservazione fa uso sono: firma digitale; marca temporale; sistemi di hashing e procedure di controllo automatico. Non è sufficiente salvare un PDF, come facciamo quotidianamente per la maggior parte dei file generati digitalmente, si tratta di un processo complessivo, in più fasi, che conferisce valore legale al documento. La conservazione sostitutiva deve prevedere sistemi di backup, ridondanza e protezione dei dati. Perdite di contenuto, modifiche testuali, o alle immagini, e accessi non autorizzati devono necessariamente essere prevenuti.
La tecnologia è il mezzo di elezione per la conservazione, ma la conformità deriva dal rispetto delle specifiche regole tecniche stabilite dalle autorità competenti.
Il ruolo del responsabile della conservazione
Uno degli elementi chiave del metodo di archiviazione di cui stiamo scrivendo è la figura del Responsabile della Conservazione. Si tratta del soggetto incaricato di governare l’intero processo e garantirne la conformità normativa. Può essere una figura interna all’azienda, oppure un soggetto esterno, come un provider specializzato, qualora si preferisca affidarsi a uno specialista.
Il Responsabile della Conservazione coordina l’intera archiviazione a norma. È colui che definisce le procedure; verifica il corretto funzionamento del sistema; gestisce le anomalie che si possono verificare e assicura che i documenti siano correttamente conservati nel tempo. È anche il referente in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate o di altre autorità che ne facciano le veci. La nomina del Responsabile è obbligatoria e deve essere formalizzata. Senza la presenza di questa figura, il processo di conservazione sostitutiva risulta incompleto e non conforme alla normativa.
Il manuale della conservazione è un documento obbligatorio
Nel processo di conservazione sostitutiva vi è un documento che deve essere obbligatoriamente prodotto. Esso descrive in modo dettagliato l’organizzazione del sistema: i ruoli coinvolti; le tecnologie utilizzate e le procedure operative adottate. Si tratta del cosiddetto manuale della conservazione. Al suo interno si indicano i flussi documentali; le modalità di presa in carico dei documenti; i controlli effettuati e, naturalmente, le misure di sicurezza messe in campo a tutela dei file conservati. Di fatto, rappresenta una carta d’identità del sistema di conservazione e deve necessariamente essere aggiornato ogni volta che cambino processi o strumenti.
Il manuale della conservazione non è un semplice strumento per favorire ordine e agilità di utilizzo, bensì un adempimento formale richiesto dalla normativa. In caso di ispezione, rappresenta uno dei primi documenti richiesti. Attesta infatti quanto sia corretta la conservazione sostitutiva adottata dall’azienda e quanto valore legale abbiamo i documenti da essa mantenuti in archiviazione digitale.
Tempi di conservazione legale dei documenti
Nella tabella sottostante, abbiamo indicato per quanto tempo sia richiesto conservare i documenti più frequentemente prodotti dalle aziende. Al termine del periodo indicato, è possibile (ma non obbligatorio) disfarsene, dal momento che non sono più richiesti in caso di ispezione in sede. Tra le note, è stato specificato se il file vada tenuto o se sia solo consigliabile farlo e, in questo secondo caso, per quale motivo.
| Tipologia di documento | Tempo di conservazione | Note operative |
|---|---|---|
| Fatture e documenti fiscali | 10 anni | Obbligo di conservazione sostitutiva a norma |
| Registri contabili e IVA | 10 anni | Conservazione obbligatoria |
| Bilanci e scritture di esercizio | 10 anni | Rilevanti ai fini civilistici e fiscali |
| Contratti commerciali | 10 anni | Consigliata la conservazione digitale |
| Documenti del personale | 5–10 anni | Variabile in base alla tipologia |
| Documenti assicurativi | 10 anni | Spesso richiesti in caso di contenzioso |
| Documenti catastali e immobiliari | 20 anni | Conservazione di lungo periodo |
