La pandemia ha costretto le aziende di tutto il mondo a dover fare i conti con masse di lavoratori da remoto, con i governi che hanno posticipato le scadenze dell’IVA e le normative in rapida evoluzione. Tuttavia, con la scomparsa delle misure COVID-19, molte sfide legate all’IVA non sono scomparse. La pandemia e l’aumento del lavoro da casa hanno cambiato la natura delle richieste dei dipendenti: ad esempio, sempre più lavoratori acquistano articoli per facilitare il lavoro da casa. Cosa si può e non si può rivendicare e quali sono le spese aziendali legittime?
Non è un caso che, seil 30 giugno nei Paesi Bassi scade la richiesta di rimborso dell’IVA estera per le imprese extra UE, oltre il 50% delle imprese europee perde più della metà dell’IVA che potrebbe potenzialmente recuperare: secondo una ricerca condotta lo scorso anno da SAP Concur nei Paesi Bassi e in altri Paesi, la ragione risiede nei complessi processi coinvolti nel recupero dell’IVA. Tuttavia, si tratta solo di uno dei problemi riscontrati quando si tratta delle sfide legate all’IVA.
Innanzitutto, secondo ilBlue dot Tax Knowledge Dept 2022, nel solo Benelux, di recente, sono state apportate 12 modifiche alle aliquote IVA. Non è possibile stimare quando avverrà la fine di questi cambiamenti: ad esempio, nel Regno Unito, l’aliquota IVA nel settore dell’ospitalità è scesa al 12,5% fino a fine marzo 2022, e in Polonia il carburante è sceso all’8% fino a fine luglio 2022 e l’elettricità è scesa al 5%. Inoltre, il governo olandese ridurrà l’aliquota IVA sull’elettricità dal 21% al 9% per sei mesi a partire dal 1° luglio di quest’anno come misura di sostegno a causa dell’aumento dei prezzi dell’energia.
Questa situazione rende difficile la comprensione delle note spese presentate dai dipendenti, mentre costituiscono una base importante per le dichiarazioni IVA che gli uffici finanziari devono presentare. Inoltre, gli adeguamenti dell’IVA in vari Paesi e le misure governative in continua evoluzione durante la crisi generata dalla pandemia hanno reso l’intero processo ancora più complesso. Allo stesso tempo, il recupero manuale dell’IVA è una questione complessa che richiede molta attenzione e tempo, in quanto è necessario rispondere a domande come quali servizi e beni sono coinvolti, quando si applicano le modifiche delle tariffe, in quali paesi sono in vigore determinate regole e così via. Per le organizzazioni internazionali può esserci confusione anche sui diversi regimi IVA nel mondo.
Esistono, poi, problemi relativi al reclamo transfrontaliero, con una moltitudine di norme e regolamenti diversi da Paese a Paese. In Spagna, ad esempio, una ricevuta deve mostrare l’identificazione IVA dell’azienda del cliente per essere rivendicata. In Danimarca, l’importo dell’IVA recuperabile per gli alimenti dipende dalle circostanze, come la consumazione sul posto (25%), da asporto (0%), ristorazione (100%), mentre in Germania si applicano aliquote IVA diverse per i trasporti pubblici e taxi a seconda che un viaggio superi o meno i 50 chilometri. Con più di 160 Paesi in tutto il mondo che applicano l’IVA a beni e servizi con politiche diverse, il rispetto di tutte queste norme sull’IVA sarà confuso e complesso per molte aziende e i loro dipendenti.
Per preparare una corretta dichiarazione IVA, i dettagli delle transazioni devono essere chiari. Servono, ad esempio, informazioni come quali attività di un dipendente durante un viaggio di lavoro possono essere incluse come spese aziendali, quali aliquote IVA possono essere incluse o meno. Ciononostante, non sempre i dipendenti forniscono correttamente tutte le informazioni pertinenti, ma accade piuttosto che ci si dimentichi di alcuni dati, che si inseriscano le voci in modo errato e che si presentino ricevute senza IVA. È risaputo che per stilare una dichiarazione conforme e corretta sia fondamentale “capire” le ricevute.
Per questo motivo, uno degli strumenti a disposizione delle imprese è dato dall’intelligenza artificiale. Mentre molte persone pensano all’AI come a scenari di fantascienza impressionanti che sembrano essere lontani, la tecnologia ha dato il suo contributo ai viaggi di lavoro e alla gestione delle spese per diversi anni, spesso inosservata dall’utente.
La comprensione di cosa sia l’intelligenza artificiale, come definirla e cosa può fare è relativamente vaga per molti. Uno studio di SAP Concur condotto nel 2018 ha concluso che ben il 39% di tutti gli intervistati conosceva il termine, ma non fosse a conoscenza del significato.
Negli ultimi anni ci possono essere stati dei passi avanti in termini di comprensione, ma ciò che sembra rimanere è l’incertezza sulle conseguenze che l’uso dell’intelligenza artificiale potrebbe avere sul proprio lavoro o carriera. Nel 2022, un sondaggio ha rilevato che ben il 39% dei gestori di viaggi d’affari in Europa teme che l’IA possa rendere superfluo il proprio lavoro, mentre un altro 25% non è sicuro sugli utilizzi della stessa.
A prima vista, la paura forse non è poi così inverosimile. Dopotutto, la tecnologia è già in grado di eseguire determinati servizi con precisione e velocità impressionanti, ma nonostante tutto, attualmente non si osserva una riduzione del lavoro nei viaggi di lavoro e nella gestione delle spese. Piuttosto, sarebbe più corretto confrontare l’uso della tecnologia con i maialini da tartufo: supportano il tartufaio nel loro lavoro in modo considerevole e aumentano le probabilità di successo, ma non fanno nulla di scontato. L’animale, grazie al suo olfatto superiore – e attraverso l’addestramento – riesce a rilevare tartufi molto difficili da trovare per l’uomo. Allo stesso modo, l’IA è programmata per identificare i potenziali risparmi finanziari in modo accurato e rapido, come il potenziale rimborso dell’IVA o note spese errate che portano a spese aggiuntive non necessarie. Non solo: l’intelligenza artificiale aiuta a identificare qualcosa di valore che è difficile da trovare: può “leggere” ricevute in diverse lingue e scoprire schemi. A titolo esemplificativo, in alcuni paesi, lo 0 è scritto con un punto al suo interno, che può causare confusione con un 8. L’intelligenza artificiale lo recepisce e fornisce una rappresentazione corretta, in modo da prevenire questo tipo di confusione. Inoltre, l’apprendimento automatico può essere utilizzato per riconoscere i modelli, ad esempio, nelle note spese di viaggio d’affari. Questi modelli forniscono le informazioni necessarie per adeguare la politica sui viaggi d’affari, comprendendo quali sono i dati mancanti e il motivo. Su questa base, le aziende possono istruire meglio i propri dipendenti su come presentare correttamente una nota spese in modo che la loro azienda non perda i rimborsi IVA esponendosi a un rischio di conformità. Grazie all’IA i processi di compliance sono digitalizzati, le aziende possono recuperare correttamente l’importo massimo di IVA e il rischio di sanzioni è ridotto al minimo.
Così facendo, l’intelligenza artificiale riduce notevolmente il lavoro manuale, senza tuttavia sottrarre il lavoro agli specialisti, ancora necessari per guidare la macchina con i dati in proprio possesso e, nel caso del maialino da tartufo, di una guida in grado di addestrarlo per la ricerca. Entrambe le soluzioni dipendono dalla direzione umana per lavorare in modo efficiente: il tartufaio addestra i suoi maiali, definisce la zona di ricerca, si occupa della lavorazione e della commercializzazione dei reperti di funghi, mentre, nel mondo della finanza e dei viaggi d’affari, i manager sono insostituibili perché definiscono l’area di applicazione dell’IA e utilizzano i risultati e gli insight acquisiti per ottimizzare procedure e processi aziendali e trarre conclusioni strategicamente importanti. La tecnologia si rivela, dunque, uno strumento che aggiunge un punto di forza specifico al team, risparmia agli esperti la ricerca, spesso ripetitiva, del tartufo (cioè la valutazione di infinite ricevute) e lascia il tempo per compiti più impegnativi e importanti.
Infine, ci sono anche somiglianze quando si tratta di gestione del rischio: i maialini da tartufo trovano i funghi giusti, affinché gli esseri umani possano mangiare in sicurezza, mentre le soluzioni basate sull’intelligenza artificiale nei viaggi di lavoro e nella gestione delle spese aumentano la conformità e quindi riducono il rischio di multe. Alcuni fornitori si assumono persino la responsabilità per eventuali errori nelle loro soluzioni basate sull’intelligenza artificiale. Un ispettore fiscale soddisfatto ha molto valore per un’azienda, anche se è difficile quantificare quel valore in un importo. La conformità non solo impedisce una pesante multa, ma anche potenzialmente una perdita di reputazione. In definitiva, per un’azienda, questa conformità è la cosa più importante, seguita dal rimborso dell’IVA fino all’ultimo centesimo e dalla riduzione del lavoro manuale coinvolto. Il sistema di intelligenza artificiale è molto più economico della manodopera e ciò contribuisce al ritorno sull’investimento essendo molte volte l’investimento nel sistema.
Questi esempi chiariscono che l’IA viene utilizzata per scoprire esattamente di cosa tratta veramente il contesto aziendale della transazione. Il calcolo definitivo dell’importo dell’IVA da recuperare non è più un ostacolo e SAP Concur, in collaborazione con Blue dot, ha sviluppato una soluzione che utilizza l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per migliorare il processo di rimborso. La soluzione ideata non solo consente ingenti risparmi, ma garantisce che il rimborso dell’IVA sia conforme alla legge e ai regolamenti. La componente dell’IA si comporta come un “maialino da tartufo”, trovando opportunità che giacciono sotto la superficie e che uno specialista finanziario può trascurare, non trovare, o ritrovare solo con grande difficoltà.
