La gestione della privacy aziendale non può più essere considerata un semplice tema accessorio. Al giorno d’oggi, si tratta di un vero e proprio elemento strutturale della strategia d’impresa. In questo contesto, la figura del data protection officer, o DPO, dal suo acronimo, assume un ruolo centrale. È lui, o lei, infatti, la persona che garantisce la conformità al Regolamento Generale sulla protezione dei dati. Tra le decisioni più rilevanti che ogni azienda deve assumere, c’è quella riguardante la modalità di nomina di questo professionista.
Vi sono, fondamentalmente, due distinte possibilità : è meglio scegliere una figura interna alla realtà oppure affidarsi a uno specialista esterno? La scelta ha svariate implicazioni. Operative, economiche e organizzative. La decisione presa andrà a incidere direttamente sull’efficacia del sistema di compliance.
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Il ruolo del data protection officer: indipendenza e competenze
Quella del DPO è una figura prevista dal GDPR. Le sono assegnati compiti di supervisione; consulenza e controllo in materia di protezione dei dati personali. Non si tratta di un semplice consulente, come potrebbe sembrare leggendo la definizione data, bensì di un soggetto che deve operare in piena autonomia, rispetto alle decisioni aziendali, e garantire che non vi siano fughe o gestioni errate dei dati personali.
Le sue principali responsabilità includono il monitoraggio del rispetto delle normative sulla privacy; l’informazione e la formazione del personale relativamente a esse; la fornitura di pareri specialistici durante le valutazioni di impatto. In aggiunta a ciò, il DPO è anche il professionista che funge da punto di contatto con l’autorità di controllo, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali. Al fine di svolgere efficacemente questi compiti, è necessario possedere competenze giuridiche, tecniche e organizzative. Non basta conoscere la normativa. Il DPO comprende processi aziendali e rischi connessi a un trattamento errato dei dati.
L’indipendenza è l’elemento chiave del suo lavoro. In assenza di essa, Il DPO non può accettare istruzioni su come svolgere le sue funzioni. È principalmente una figura di verifica e controllo, e deve poter segnalare eventuali criticità , senza condizionamenti.
Quando è obbligatoria la nomina del DPO nelle piccole e medie imprese
Non tutte le imprese sono obbligate a nominare un DPO. Esistono però casi specifici in cui la designazione diventa necessaria, indipendentemente dalla dimensione aziendale (dunque, anche per le PMI). Questo obbligo scatta quando il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica; se le attività principali dell’azienda consistono in operazioni che richiedono il monitoraggio, regolare e sistematico, su larga scala; qualora si trattino volumi di categorie di dati particolari, come per esempio quelli sanitari.
Per molte PMI digitali, soprattutto operanti nel marketing e nell’e-commerce, il requisito del monitoraggio sistematico può risultare determinante. Attività come la profilazione utenti; il tracking comportamentale o la gestione di database complessi possono rendere obbligatoria la nomina di un DPO. Indipendentemente dagli obblighi imposti dal Garante, nominare un data protection officer può rappresentare una scelta strategica libera, portata avanti per rafforzare la compliance e ridurre il rischio di sanzioni.
DPO e conflitto di interessi
Tra gli aspetti più delicati legati alla nomina del DPO c’è quello che impone di evitare il conflitto di interessi. Si tratta di una limitazione che esclude automaticamente alcune persone dalla possibilità di esercitare il ruolo, per via della posizione professionale che ricoprono. Il GDPR stabilisce con chiarezza come il DPO non possa ricoprire ruoli che determinino finalità e mezzi del trattamento. Ciò significa che CEO; amministratori aziendali; responsabili delle tecnologie informatiche e direttori marketing non possono essere nominati data protection officer.
I ruoli indicati, infatti, prendono decisioni operative sui dati. Ciò significa che non possono essere chiamati a controllare sé stessi o ciò porterebbe alla perdita di credibilità del ruolo e dell’azienda. Compromettere l’indipendenza del DPO ne invaliderebbe la funzione di controllo. La separazione tra chi gestisce i dati e chi ne verifica la conformità è essenziale se si desidera garantire un sistema di governance efficace.
Nominare un DPO interno
La scelta di un DPO interno è un’operazione perfettamente legale. Essa implica l’individuazione di una risorsa aziendale da dedicare, in tutto o in parte, alla funzione di data protection. Questa opzione è spesso adottata da aziende strutturate, le quali portano avanti processi complessi caratterizzati da un elevato volume di dati. Il DPO interno diventa un punto di riferimento costante, conoscitore di tutte le funzioni aziendali e ben inserito nel contesto.
Naturalmente, la nomina interna richiede un’attenta valutazione delle competenze disponibili. In aggiunta, poi, vanno verificati i costi economici associati così come la riduzione del tempo che il dipendente può dedicare alle mansioni che svolgeva prima di diventare data protection officer.
I vantaggi: conoscenza profonda dei processi aziendali e presenza costante
Un DPO interno conosce in modo approfondito l’organizzazione aziendale. Questo rappresenta un considerevole vantaggio poichè gli consentirà , o le consentirà , di individuare rapidamente le eventuali criticità ; adattare prontamente le policy alla realtà operativa e supportare i team aziendali in tempo reale. La presenza costante del data protection officer implica un’immediata integrazione delle regole della privacy nei processi aziendali. La gestione quotidiana delle operazioni e la digital transformation dell’impresa potrebbero essere facilitate dalla presenza interna di un esperto nel trattamento dei dati.
Accanto ai vantaggi di tipo operativo, mettiamo anche quelli meno tangibili, ma ugualmente rilevanti: un DPO interno contribuisce alla diffusione di una certa cultura della protezione dei dati, sensibilizzando il personale e promuovendo comportamenti corretti da parte di tutti i suoi colleghi.
Gli svantaggi: costi di formazione continua e rischio di non indipendenza
Nonostante i vantaggi ora elencati, la scelta di un DPO interno presenta anche alcune criticità che vanno evidenziate. La prima riguarda i costi: la normativa evolve rapidamente e richiede aggiornamenti continui. Questo comporta inevitabili investimenti in formazione e, spesso, il supporto di consulenti esterni che possano affiancare il dipendente nelle operazioni più delicate e/o complesse.
Un altro rischio è la perdita di indipendenza. Essendo inserito nella struttura aziendale, il data protection officer interno può subire pressioni o condizionamenti, soprattutto in contesti gerarchici rigidi e ben strutturati. Non tutte le aziende, poi, dispongono di risorse con competenze adeguate. Vi sono realtà nelle quali, molto semplicemente, non è possibile individuare un profilo idoneo dal momento che non ve ne sono.
Affidarsi a un DPO esterno
Una seconda possibilità è quella di non nominare figure interne all’azienda ma affidarsi a un DPO esterno. Optare per un professionista che non sia parte dell’organigramma aziendale, affidando il ruolo a uno specialista del trattamento dei dati o a società specializzate che si occupino di questo è una soluzione sempre più diffusa, soprattutto tra le piccole e medie imprese. Ciò consente di accedere a competenze qualificate senza doverle sviluppare internamente, dedicando tempo e denaro – spesso in notevole quantità – a questo scopo.
Il DPO esterno opera in autonomia e garantisce un livello elevato di indipendenza e professionalità . Vediamo quali siano i vantaggi di portare avanti una scelta di questo tipo.
I vantaggi: esperienza multisettoriale, responsabilità civile e costi variabili
Un DPO esterno porta con sé un ampio bagaglio di esperienze maturate in contesti diversi e ciò lo rende molto versatile. La sua professionalità e la formazione ricevuta sul campo gli permettono, o le permettono, di applicare best practice e soluzioni già testate. Tra i principali vantaggi segnaliamo i seguenti:
- le competenze fornite saranno aggiornate alle ultime misure e specialistiche;
- la sua indipendenza sarà ben maggiore rispetto a quella di un dipendente;
- possiederà copertura assicurativa per responsabilità civile, dal momento che è obbligatoria;
- proporrà costi variabili, spesso più sostenibili rispetto a quelli richiesti dalla gestione di un DPO interno.
Inoltre, il DPO esterno può offrire un approccio più strutturato e garantire la conformità GDPR, grazie a metodologie consolidate e già messe in pratica in precedenza, data la sua carriera interamente dedicata a questo ambito specifico.
Gli svantaggi: minore integrazione quotidiana e tempi di risposta
Proprio come nel caso del data protection officer interno, anche l’adozione di un DPO esterno comporta alcune limitazioni. La principale riguarda naturalmente la sua minore presenza in azienda. Questo può tradursi in tempi di risposta più lunghi; minore o insufficiente conoscenza dei processi interni; necessità di coordinamento costante con il management e i team interni.
Per mitigare questi aspetti, è fondamentale definire chiaramente le modalità di intervento quando si stipula l’accodo di collaborazione. Il contratto firmato all’inizio dell’azione dovrebbe evidenziare bene i servizi offerti oltre che i livelli e le modalità della loro erogazione.
DPO interno oppure esterno? L’analisi dei costi e dei benefici
| Aspetto | DPO interno | DPO esterno |
|---|---|---|
| Costi | Fissi, legati a stipendio e formazione | Variabili secondo un contratto di servizio |
| Competenze | Dipendenti dalla risorsa | Elevate e sempre aggiornate |
| Indipendenza | Potenzialmente limitata | Elevata |
| Presenza | Costante | Programmata e possibilmente scarsa |
| Responsabilità | Interna | Spesso coperta da assicurazione |
| Scalabilità | Limitata | Elevata |
Come redigere il contratto di servizio per il DPO esterno
Quando si opta per un DPO esterno occorre formalizzare il rapporto attraverso un contratto di servizio chiaro e dettagliato fin da subito. Il contratto deve definire, in trasparenza:
- ambito ed elenco delle attività svolte;
- modalità operative e di fruizione del servizio;
- tempi di risposta;
- compenso specifico e durata della collaborazione;
- responsabilità del data protection officer e sue coperture assicurative.
È importante definire anche il livello di coinvolgimento del DPO nelle attività aziendali. Si chiarisca se saranno richieste le sue competenze solo come auditor, se sia chiamato a tenere corsi di formazione e aggiornamento oltre che se debba gestire le violazioni, a partire da quella più consueta, il data breach. Un altro elemento chiave che non dovrebbe essere lasciato al caso riguarda la riservatezza. Il DPO avrà accesso a informazioni sensibili; deve dunque mettere la firma sul fatto che garantirà sempre la massima protezione dei dati.
Il contratto dovrebbe sempre prevedere meccanismi di verifica delle performance e possibilità di recesso, per garantire buoni margini di flessibilità e controllo. Soltanto una valutazione attenta di costi e benefici, magari sulla base dello specchietto che abbiamo proposto, consentirà l’individuazione della soluzione più efficace per garantire una compliance solida e sostenibile.
