Quando due imprese avviano una trattativa commerciale, valutano una partnership o collaborano allo sviluppo di un nuovo prodotto, devono necessariamente condividere informazioni strategiche le quali, normalmente, rimangono all’interno dell’organizzazione.
Dati tecnici, formule, progetti, listini riservati, processi produttivi e strategie di marketing rappresentano risorse che contribuiscono a differenziare un’azienda dalle concorrenti. La loro divulgazione non autorizzata compromette investimenti, vantaggi competitivi e opportunità commerciali. Per questo motivo, prima di avviare uno scambio di informazioni sensibili, è opportuno predisporre un accordo di riservatezza: uno strumento contrattuale che stabilisca quali dati vadano protetti, come possano essere utilizzati e quali conseguenze derivino dalla violazione degli obblighi assunti.
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Blindare le informazioni aziendali strategiche prima di avviare trattative commerciali
Prima di firmare un contratto di fornitura, valutare una collaborazione industriale o avviare un progetto con un potenziale partner, le parti devono conoscere alcuni aspetti dell’organizzazione reciproca. Un’azienda potrebbe, per esempio, mostrare a un distributore le proprie condizioni commerciali; illustrare a un produttore un progetto ancora in fase di sviluppo oppure presentare a un investitore i risultati di una ricerca interna.
Queste attività richiedono equilibrio tra trasparenza e protezione. Da una parte, comunicare informazioni sufficienti permette alla controparte di valutare la convenienza dell’operazione. Dall’altra, un’esposizione eccessiva può rendere accessibili dati che costituiscono un patrimonio competitivo. Un accordo di riservatezza consente di disciplinare questo passaggio, definendo in anticipo le condizioni alle quali le informazioni potranno essere condivise.
Dal punto di vista del marketing business to business, la protezione del know-how assume un’importanza particolare. Strategie di posizionamento, piani di lancio, dati relativi ai clienti, politiche di prezzo e caratteristiche di un prodotto non ancora commercializzato possono rappresentare elementi determinanti per il successo di un’impresa. Se queste informazioni vengono utilizzate impropriamente, da un concorrente o da un soggetto esterno, l’azienda rischia di perdere un vantaggio costruito attraverso investimenti economici e attività di ricerca.
I rischi concreti di sottrazione di segreti durante lo sviluppo di partnership o prototipi
Durante lo sviluppo di una partnership, le imprese potrebbero condividere informazioni non ancora disponibili sul mercato. Si pensi alla progettazione di un prototipo, alla sperimentazione di un nuovo materiale, alla definizione di un processo produttivo o alla presentazione di una soluzione tecnologica. In questi casi, la controparte può entrare in possesso di conoscenze che hanno richiesto mesi, o persino anni, di lavoro e investimenti significativi.
Il rischio non riguarda soltanto la copia materiale di un progetto. La sottrazione di informazioni strategiche può verificarsi anche attraverso la riproduzione di procedure, l’utilizzo non autorizzato di disegni tecnici, la comunicazione di formule a soggetti esterni o l’impiego di dati commerciali per sviluppare un’offerta concorrente. Anche una semplice presentazione aziendale, se contiene dettagli eccessivamente specifici, rivela elementi utili a ricostruire una strategia o un processo interno.
Non ogni informazione aziendale è automaticamente un segreto commerciale tutelato dalla legge. L’articolo 98 del Codice della proprietà industriale prevede specifiche condizioni, tra cui il carattere segreto delle informazioni, il loro valore economico e l’adozione di misure ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete. Un accordo di riservatezza contribuisce a dimostrare l’esistenza di misure organizzative e contrattuali di protezione, ma deve essere accompagnato da comportamenti coerenti, come limitazioni degli accessi e procedure di sicurezza.
Cos’è un non disclosure agreement e in quale momento deve essere sottoscritto
Il non disclosure agreement, generalmente indicato con la sigla NDA, è un contratto attraverso il quale una o più parti si impegnano a mantenere riservate determinate informazioni ricevute nell’ambito di una relazione professionale o commerciale. In italiano viene comunemente definito accordo di riservatezza o patto di non divulgazione.
La sua funzione principale consiste nel disciplinare l’accesso alle informazioni confidenziali e stabilire i limiti del loro utilizzo. Il documento individua i soggetti coinvolti, descrive le categorie di dati protetti, specifica le finalità per cui possono essere utilizzati e stabilisce gli obblighi che ciascuna parte deve rispettare. Può inoltre prevedere una durata degli impegni, procedure per la restituzione dei materiali e conseguenze economiche in caso di violazione.
L’NDA può essere utilizzato in numerose situazioni: durante una due diligence, prima di avviare una collaborazione commerciale, nella valutazione di una possibile acquisizione, nello sviluppo congiunto di un prodotto oppure quando un’azienda deve presentare una tecnologia a un potenziale investitore. È particolarmente utile anche nei rapporti con consulenti, agenzie di marketing, sviluppatori software, progettisti e fornitori che, per svolgere il proprio incarico, devono accedere a informazioni interne.
Il momento più opportuno per sottoscrivere l’accordo di riservatezza è, generalmente, quello precedente alla prima condivisione di informazioni sensibili. Non è necessario attendere la definizione di tutti i dettagli della collaborazione: l’NDA può essere firmato già durante le fasi esplorative. Quando le parti stanno ancora valutando se esistano le condizioni per procedere possono già accordarsi sulla riservatezza.
Anticipare la sottoscrizione permette di evitare che informazioni importanti vengano comunicate senza una cornice contrattuale adeguata già stabilita. È comunque possibile prevedere che il documento si applichi a informazioni condivise durante una fase preliminare, anche se viene sottoscritto in seguito, purché questa estensione sia formulata in modo chiaro e compatibile con la disciplina applicabile. Non bisogna dare per scontato che una firma successiva protegga automaticamente qualsiasi dato comunicato in precedenza.
L’NDA rappresenta una protezione preliminare, utile per consentire lo svolgimento delle trattative senza compromettere il patrimonio informativo delle imprese.
Le clausole fondamentali che compongono un accordo di segretezza efficace
Un accordo di riservatezza efficace deve essere costruito intorno alle caratteristiche concrete della relazione tra le imprese. Non esiste una formulazione identica adatta a ogni situazione.
La prima componente da definire è l’identificazione delle parti. Il documento deve indicare correttamente le imprese coinvolte, i relativi dati identificativi e, quando necessario, le persone autorizzate a operare per loro conto. È poi opportuno precisare lo scopo dello scambio di informazioni.
Un’altra clausola essenziale riguarda la definizione delle informazioni riservate. La descrizione deve essere sufficientemente precisa da consentire alle parti di capire quali materiali siano protetti, senza limitare la tutela ai soli documenti formalmente contrassegnati come confidenziali, quando la natura delle informazioni richiede comunque riservatezza.
Sull’accordo vanno specificati gli obblighi del destinatario: utilizzare i dati esclusivamente per la finalità concordata, non divulgarli a terzi non autorizzati e adottare misure adeguate per impedirne l’accesso improprio. Altrettanto importante è stabilire le eccezioni, come le informazioni già pubbliche o quelle che il destinatario dimostra di possedere legittimamente, prima della comunicazione.
Completano la struttura le clausole relative alla durata, alla restituzione o distruzione dei materiali, alla gestione degli accessi e alle conseguenze di un’eventuale violazione. A seconda del progetto, possono essere necessarie anche disposizioni specifiche in materia di proprietà intellettuale, dati personali, sicurezza informatica e obblighi di comunicazione.
La definizione puntuale e non generica delle informazioni riservate e confidenziali
Una delle clausole più importanti dell’accordo di riservatezza è, naturalmente, quella che individua le informazioni considerate confidenziali. Una definizione troppo generica creerà incertezze nell’applicazione del contratto. È preferibile specificare le categorie di dati che devono essere protette, tenendo conto delle caratteristiche del progetto e delle attività delle parti.
Tra le informazioni che possono essere incluse rientrano documenti tecnici, disegni industriali, prototipi, formule, codici sorgente, procedure produttive, risultati di test e specifiche dei materiali. Sul piano commerciale, possono essere considerate riservate le anagrafiche dei clienti, le condizioni economiche negoziate, i listini non pubblici, i margini, le strategie di vendita e i piani di espansione.
Anche le informazioni di marketing meritano attenzione. Un’impresa potrebbe condividere con un’agenzia esterna un piano editoriale non ancora pubblicato, i risultati di una campagna, i dati relativi alle conversioni, le analisi del mercato o il posizionamento previsto per un nuovo prodotto. Questi elementi offrono indicazioni preziose sulla strategia competitiva e devono essere protetti.
La definizione può comprendere informazioni comunicate attraverso diversi canali: documenti cartacei, e-mail, piattaforme digitali, presentazioni, riunioni, dimostrazioni e accessi temporanei a sistemi informatici. È opportuno precisare se anche elaborazioni, copie, estratti e analisi realizzate dal destinatario sulla base dei materiali ricevuti rientrino nell’ambito della riservatezza.
Accanto alle categorie protette, l’accordo dovrebbe indicare le principali esclusioni. Generalmente non vengono considerate riservate le informazioni già pubbliche, quelle che il destinatario possedeva legittimamente prima della comunicazione o quelle ricevute da terzi autorizzati a divulgarle. Può essere prevista anche un’eccezione per le informazioni sviluppate autonomamente dal destinatario, purché sia possibile dimostrarlo.
Le modalità ammesse per l’utilizzo dei dati e il divieto assoluto di divulgazione a terzi non autorizzati
Definire quali informazioni siano riservate non è sufficiente: un accordo di riservatezza deve stabilire anche come il destinatario possa utilizzarle. La clausola relativa alle finalità d’uso ha un ruolo centrale, perché impedisce che i dati condivisi per un determinato progetto vengano impiegati per scopi diversi da quelli concordati.
Il divieto di divulgazione a terzi va formulato in modo chiaro, ma può essere necessario prevedere alcune eccezioni operative. Il destinatario potrebbe dover coinvolgere dipendenti, consulenti, professionisti o società appartenenti al proprio gruppo. In questi casi, l’accordo farebbe bene ad autorizzare la comunicazione delle informazioni soltanto alle persone che ne abbiano effettiva necessità.
È importante che i soggetti siano vincolati da obblighi di riservatezza almeno equivalenti a quelli previsti dall’NDA. Generalmente, l’impresa che riceve le informazioni si assume la responsabilità di gestire correttamente gli accessi, e di verificare che i collaboratori coinvolti rispettino le condizioni concordate, nei limiti previsti dal contratto e dalla legge.
Sul piano operativo, è possibile ricorrere a misure come l’accesso ai documenti tramite credenziali personali, la limitazione dei permessi di download, la cifratura dei file, la conservazione in ambienti protetti e il divieto di utilizzare dispositivi o piattaforme non autorizzati. Per i progetti più delicati, è possibile prevedere registri degli accessi e procedure specifiche per la condivisione di prototipi o materiali tecnici.
Un buon accordo disciplina anche le comunicazioni imposte dalla legge o da un’autorità competente. In queste circostanze il destinatario dovrebbe, quando consentito, informare preventivamente la parte interessata e limitare la comunicazione a quanto strettamente necessario, anche nei casi in cui si trovasse obbligato per contratto a divulgare determinate informazioni.
Accordo di riservatezza unilaterale e bilaterale: casi d’uso a confronto
| Accordo di riservatezza unilaterale (One-Way NDA) | Accordo di riservatezza bilaterale (Mutual NDA) |
|---|---|
| Un’impresa presenta a un potenziale distributore informazioni sui propri prodotti, listini riservati e strategie commerciali. | Due imprese valutano una partnership e condividono reciprocamente dati commerciali, tecnici e organizzativi. |
| Una società trasmette a un fornitore disegni tecnici e specifiche per ottenere un preventivo. | Due aziende collaborano allo sviluppo di un prototipo e mettono a disposizione reciprocamente competenze e documentazione. |
| Una startup presenta il proprio progetto a un investitore, condividendo informazioni non pubbliche sul modello di business. | Due società avviano una due diligence reciproca in vista di una possibile fusione o acquisizione. |
| Un’impresa affida a un’agenzia di marketing dati sui clienti, risultati delle campagne e piani di lancio. | Due partner commerciali scambiano analisi di mercato, previsioni di vendita e informazioni sulle rispettive reti distributive. |
| Un’azienda mostra a un potenziale acquirente una tecnologia proprietaria durante una prima valutazione. | Due imprese partecipano a una gara o a un progetto congiunto, condividendo informazioni che devono essere protette da entrambe le parti. |
La differenza principale tra le due tipologie riguarda la direzione dello scambio informativo. Nell’accordo unilaterale, una sola parte mette a disposizione informazioni riservate, mentre l’altra assume l’obbligo di proteggerle e di utilizzarle esclusivamente per gli scopi autorizzati. È quindi una soluzione adatta quando il flusso di dati è prevalentemente in una sola direzione, come nel rapporto tra un’impresa e un potenziale fornitore o investitore.
L’accordo bilaterale, invece, prevede che entrambe le parti possano assumere alternativamente il ruolo di divulgatore e destinatario delle informazioni. Gli obblighi di riservatezza valgono quindi per tutti i soggetti coinvolti, in relazione ai dati che ciascuno comunica. Questa formula è indicata soprattutto quando le imprese devono collaborare e condividere reciprocamente informazioni strategiche.
Nel caso in cui una collaborazione inizialmente unilaterale evolve in uno scambio reciproco, è opportuno aggiornare l’accordo o sostituirlo con un NDA bilaterale.
La durata del vincolo di segretezza e la determinazione delle penali contrattuali
La durata rappresenta un altro elemento essenziale dell’accordo di riservatezza. Le imprese devono stabilire per quanto tempo il destinatario sarà tenuto a proteggere le informazioni ricevute, considerando che non tutti i dati conservano lo stesso valore competitivo nel corso degli anni. Un piano commerciale può diventare obsoleto in tempi relativamente brevi, mentre una formula industriale o un processo produttivo possono mantenere il proprio valore per un periodo molto più lungo.
È quindi opportuno evitare una durata standard applicata indistintamente a qualsiasi categoria di informazione. L’accordo può prevedere un periodo generale di efficacia e, contemporaneamente, stabilire una protezione più lunga per determinate informazioni che mantengono carattere segreto. La disciplina dei segreti commerciali, inoltre, richiede di considerare la permanenza dei requisiti di segretezza e delle misure di protezione previste dalla legge.
Un aspetto non sottovalutabile riguarda le conseguenze della violazione. La diffusione non autorizzata di un documento tecnico, l’utilizzo improprio di un database clienti o la consegna di un prototipo a un concorrente provocano danni economici difficili da quantificare. Per questo motivo, l’accordo può includere una clausola penale che stabilisca preventivamente una somma dovuta in caso di inadempimento.
La penale non dovrebbe essere scelta in modo arbitrario. Occorre valutare la natura delle informazioni protette, il potenziale impatto della divulgazione, il valore del progetto e la gravità delle condotte. Una previsione eccessivamente generica o sproporzionata può alimentare contestazioni e non garantisce automaticamente una tutela più efficace.
Le imprese dovrebbero inoltre coordinare la clausola penale con le altre disposizioni contrattuali, chiarendo se essa si applica a ogni singola violazione, a una serie di condotte collegate o a specifiche categorie di inadempimento. È necessario considerare anche il rapporto con il risarcimento dell’eventuale danno ulteriore, tenendo conto delle regole previste dal Codice Civile.
Stabilire il periodo di efficacia degli obblighi anche dopo l’eventuale fallimento delle trattative
Un accordo di riservatezza non dovrebbe perdere efficacia quando, e se, le trattative commerciali si interrompono. Durante la fase preliminare, le parti possono condividere informazioni che mantengano un valore economico anche se la collaborazione non viene avviata o si interrompe. La conclusione negativa delle negoziazioni non elimina il rischio che tali dati vengano utilizzati o divulgati.
È corretto specificare, sull’NDA, che gli obblighi di riservatezza continuano a produrre effetti anche dopo la cessazione delle trattative, la mancata conclusione del contratto principale o la fine della collaborazione. È una previsione particolarmente importante nelle operazioni di acquisizione, nelle trattative con nuovi distributori e nei progetti di sviluppo di prodotti.
La durata può essere definita attraverso un periodo determinato, a seconda della struttura dell’accordo. Per i segreti commerciali, è opportuno prevedere che l’obbligo di protezione permanga finché le informazioni conservano i requisiti di segretezza e valore economico previsti dalla normativa. Questa impostazione evita che un termine contrattuale troppo breve lasci scoperti dati che continuano a rappresentare un vantaggio competitivo.
È utile distinguere tra la durata dell’accordo e quella dei singoli obblighi. Il documento può cessare di disciplinare nuovi scambi informativi, ma ciò non toglie che gli impegni relativi alle informazioni già ricevute continuino a essere validi per il periodo stabilito. La clausola dovrebbe anche chiarire come vengono trattate le informazioni che diventano pubbliche in modo legittimo, ottenute autonomamente dal destinatario o comunicate per obbligo di legge. Definire queste situazioni permette di evitare interpretazioni eccessivamente estensive e rende il vincolo più equilibrato e applicabile.
L’inserimento di clausole penali risarcitorie
Quando un’impresa subisce la divulgazione non autorizzata di informazioni riservate, dimostrare l’entità del danno può essere complesso. La perdita di un vantaggio competitivo, l’anticipazione di un prodotto da parte di un concorrente o la sottrazione di un cliente strategico non sempre producono conseguenze economiche immediatamente misurabili. Per questo motivo, un accordo di riservatezza può includere una clausola penale.
Ai sensi dell’articolo 1382 del Codice Civile, la clausola penale consente alle parti di determinare preventivamente la prestazione dovuta in caso di inadempimento o ritardo. In questo modo, l’impresa ottiene quanto pattuito senza dover dimostrare, nel dettaglio, l’ammontare del danno effettivamente subito, fermo restando l’onere di provare l’inadempimento e gli altri presupposti necessari.
È bene avere cura nella stesura della clausola penale: una somma identica per qualsiasi violazione potrebbe non riflettere la diversa gravità delle condotte. Le imprese possono distinguere diverse categorie di violazione, attribuendo importi differenti in base alla natura delle informazioni e al comportamento contestato. È lecito anche prevedere una penale per ogni singolo episodio o per ciascuna violazione, purché i criteri siano definiti in modo chiaro.
In base all’articolo 1382 del Codice civile, il risarcimento del danno ulteriore è dovuto soltanto se le parti lo hanno espressamente previsto. L’NDA dovrebbe chiarire se la penale rappresenta l’importo concordato in via esclusiva oppure se la parte lesa conserva la possibilità di richiedere il risarcimento di un danno superiore, dimostrandone i presupposti.
Ai sensi dell’articolo 1384 del Codice Civile, il giudice può ridurre equamente la penale quando l’obbligazione principale è stata eseguita in parte, oppure quando l’importo risulta manifestamente eccessivo. La clausola non impedisce il ricorso agli altri strumenti di tutela previsti dalla legge. È uno strumento di prevenzione e regolazione delle conseguenze economiche, che dovrebbe essere proporzionato e calibrato sulle caratteristiche dell’accordo.
La gestione della restituzione e della distruzione certificata dei documenti tecnici condivisi
La protezione delle informazioni non termina con la conclusione delle trattative. Anche quando un progetto viene abbandonato, o una collaborazione giunge al termine, il destinatario può conservare documenti, copie digitali, presentazioni, prototipi e materiali tecnici ricevuti durante il rapporto. Se questi contenuti rimangono accessibili senza una precisa finalità, aumenta il rischio di utilizzi impropri, divulgazioni accidentali o accessi non autorizzati.
Per questo motivo, un accordo di riservatezza dovrebbe prevedere una procedura per la restituzione o la distruzione delle informazioni confidenziali. La disposizione farebbe bene a comprendere non soltanto i documenti originali, ma anche le copie, gli estratti, le riproduzioni, le elaborazioni e i supporti che contengono le informazioni ricevute.
La gestione dei file digitali richiede particolare attenzione. Cancellare un documento da una cartella condivisa non significa eliminarlo da ogni dispositivo o sistema. Potrebbero esistere copie locali, allegati e-mail, versioni precedenti, archivi automatici o backup. Sull’accordo bisogna descrivere procedure realistiche, indicando quali sistemi devono essere verificati e quali eccezioni sono ammesse.
Può essere utile prevedere una dichiarazione scritta con cui il destinatario conferma di aver completato le operazioni richieste. Nei casi più delicati, le parti possono concordare una certificazione della distruzione da parte di un responsabile aziendale, o di un soggetto incaricato, specificando quali materiali vadano restituiti o eliminati e secondo quali procedure.
Non sempre, tuttavia, la cancellazione integrale è tecnicamente o giuridicamente possibile. Alcuni documenti potrebbero dover essere conservati per obblighi di legge, esigenze di difesa in giudizio o procedure interne di archiviazione. Anche i backup possono seguire cicli automatici di sovrascrittura. In queste situazioni, è lecito prevedere, in fase di accordo, che le copie non eliminabili rimangano protette, non siano utilizzate per altre finalità e vengano cancellate quando cessa la ragione che ne giustifica la conservazione.
È importante coordinare queste disposizioni con la normativa sulla protezione dei dati personali, quando i materiali condivisi contengono informazioni riferibili a persone fisiche. La restituzione o la distruzione di documenti e dati personali va gestita con cura e precisione: non deve compromettere gli obblighi di conservazione e gli altri adempimenti applicabili.
