Walk and work: perché le camminate aziendali stanno sostituendo le riunioni

Il modo di fare riunione in azienda sta subendo una trasformazione silenziosa, ma significativa. Sempre più team stanno sperimentando il walk and work. Si tratta di riunioni fatte camminando, anziché seduti in una sala chiusa. Alcuni l’hanno classificata come una moda passeggera, ma chissà che non prenda piede come pratica capace di unire benessere fisico e produttività. Il concetto che sta alla base è piuttosto semplice: spostarsi in movimento aiuta a pensare meglio, stimola la creatività e riduce lo stress legato alle riunioni tradizionali.

Da dove nasce la tendenza del walk and work

Il fenomeno del walk and work non nasce a caso, ma si inserisce in un più ampio contesto di cambiamenti nella cultura del lavoro. Negli ultimi tempi, numerose aziende stanno tentando di apportare cambiamenti nel loro modo di fare business e trattare dipendenti e collaboratori. Le realtà tecnologiche sono tra le più attive, su questo fronte. Steve Jobs fu tra i primi a proporre questo modo di confrontarsi, successivamente seguito da altri esponenti piuttosto in vista della Silicon Valley. L’idea si è diffusa perché risponde a due esigenze moderne: rompere la rigidità delle riunioni formali e ridurre la sedentarietà tipica degli uffici.

Con lo smart working e l’attenzione crescente al benessere aziendale, molte organizzazioni hanno iniziato a rivalutare il concetto stesso di riunione. Il walk and work offre un’alternativa naturale ed efficace, ponendosi come momento molto più attraente. Niente tavoli ingombranti, niente presentazioni infinite, ma uno spazio dinamico, in cui le idee scorrono con maggiore fluidità, mentre ci si muove in libertà, magari nella natura. Questa pratica si è diffusa prima nelle realtà innovative, le quali abitualmente esplorano le novità prima di aziende strutturate in maniera tradizionale, e oggi inizia a comparire anche nelle piccole e medie imprese.

Camminare mentre si discute di lavoro rappresenta una risposta alle necessità di engagement, oltre che di produttività sostenibile. Il walk and work è una pratica che unisce l’utile al dilettevole, come si suol dire, e può stimolare i partecipanti con maggior forza e decisione rispetto a una riunione più tradizionale, incapace di coinvolgere corpo e mente nella loro interezza.

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Benefici psicofisici per i dipendenti

I vantaggi del walk and work vanno oltre la semplice produttività, che molti manager vedono aumentata da quando hanno iniziato a ricorrere abitualmente alle passeggiate di confronto. Vi sono infatti svariati benefici portati da questo modo di confrontarsi con il proprio team. Studi posturali dimostrano che camminare migliora la circolazione sanguigna, ossigena il cervello e riduce i livelli di stress. Una semplice passeggiata di mezz’ora può stimolare la produzione di endorfine e rafforzare il sistema immunitario. Tutti questi vantaggi si ripercuotono – inevitabilmente – anche all’interno della sfera professionale.

Sul piano psicologico, il movimento favorisce la concentrazione e riduce la percezione di rigidità tipica delle riunioni in sala. Esse sono spesso momenti statici, ai quali parte dello staff presenzia per dovere, più che per piacere, evitando di portare qualsivoglia contributo. Camminando, le persone si sentono invece più libere di esprimersi, senza la pressione di un tavolo a fare da barriera o di un ordine del giorno troppo serrato da rispettare. Il walk and work rappresenta uno strumento per migliorare non solo le performance del team, ma anche il benessere individuale. Ciò comporta effetti positivi a caduta, sia sul clima aziendale, sia sulla riduzione del burnout.

Quando funziona davvero e quando no

È bene chiarire che il walk and work non è una soluzione universale, capace di sostituire qualsiasi tipo di riunione. Funziona bene quando occorre sostenere sessioni di brainstorming, portare a termine check-in rapidi e/o affrontare incontri one-to-one. Insomma, ogni qual volta la flessibilità e la creatività siano prioritarie. Camminare facilita la generazione di idee e rende le conversazioni più fluide, esattamente quel che occorre in frangenti come quelli elencati. Tuttavia, non è applicabile quando vi siano esigenze diverse.

Se la riunione richiede la consultazione attenta di documenti, l’osservazione e lo studio di presentazioni o la partecipazione di molte persone, magari distanti dalla sede in cui si trova l’azienda, allora il walk and work può diventare complicato, oltre che controproducente. Inoltre, qualora vi fossere condizioni climatiche avverse o la sede fosse situata in contesti urbani sgradevoli e rumorosi, come una zona industriale trafficata e congestionata, il rischio di perdere la concentrazione sarebbe troppo elevato e i benefici elencati si azzererebbero. Capire quando questa modalità è efficace è molto importante per riuscire a sfruttare al meglio questa possibilità.

Riunioni decisionali contro brainstorming creativo

Per quale ragione il walk and work si presta più a momenti creativi che a decisioni strategiche? Durante una passeggiata si stimola il pensiero laterale, particolarmente propedeutico alla generazione di nuove idee. Al contrario, nelle riunioni dove occorre analizzare dati, confrontare numeri o prendere decisioni vincolanti, è generalmente più pratico restare in sala riunioni. Si tratta di un terreno fertile, ideale per l’ideazione e la condivisione informale, ma tutt’altro che consigliato per altri processi, come quelli che richiedono formalità e aggiornamenti rapidi per l’intero staff o team molto grandi, magari basati su fitta documentazione.

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Come introdurre le camminate nel proprio team

Introdurre il walk and work richiede una certa gradualità. Non serve rivoluzionare, fin da subito, tutte le riunioni, perché si è scoperto un nuovo modo di tenerle. È meglio sperimentare con piccoli gruppi o incontri brevi. Il primo passo è scegliere momenti e contesti adatti. Prendiamo in considerazione, per esempio, una riunione settimanale di allineamento, o un brainstorming creativo di gruppo. È utile comunicare chiaramente al team lo scopo della passeggiata. Si eviterà così la percezione di un’attività improvvisata e senza capo né coda, come potrebbe apparire, specie a collaboratori più anziani.

Un altro accorgimento è quello di mantenere la sgambata all’interno di una durata contenuta. Idealmente tra i 20 e i 40 minuti. Non si tratta di una maratona e persone particolarmente sedentarie potrebbero faticare a sostenerla per periodi più lunghi. Raccogliere e ascoltare i feedback dei partecipanti, al termine dell’esperienza, è particolarmente importante. Aiuterà infatti a capire come ottimizzare questa nuova abitudine e migliorarla, per tutti, in vista delle successive ripetizioni.

Regole semplici, logistica e feedback

Poniamo di seguito, in un pratico specchietto, alcune regole utili e fedeli al principio basilare del walk and work: logistica minima e chiara. La passeggiata deve essere un sollievo, atto a potenziare la creatività del partecipante. Non bisogna far percepire, in nessun istante, che essa sia un obbligo o un dovere. Altrimenti si incapperebbe nello stesso stato d’animo che, spesso, limita la partecipazione alle riunioni in sala meeting.

• Si scelgano percorsi sicuri, poco rumorosi e brevi;
• Si stabilisca, con giusto anticipo sulla camminata, un numero massimo di partecipanti. Generalmente, il numero ideale è di 4 o 5 persone;
• Si evitino momenti della giornata troppo caldi e/o trafficati. Una simile situazione ambientale non sarebbe certo di stimolo;
• Si nomini un facilitatore che guidi la discussione, specie nelle prime fasi, quando potrebbero emergere difficoltà a rompere il proverbiale ghiaccio;
• Infine, guai a dimenticarsi di raccogliere feedback, una volta rientrati. Questo step chiave ci consente di capire se gli obiettivi della riunione siano stati raggiunti o meno. Il walk and work si deve consolidare come strumento organizzativo e non deve restare soltanto un esperimento isolato, portato a termine per provare qualcosa di nuovo. Per farlo al meglio, occorre migliorare il migliorabile.

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