Con l’arrivo dell’autunno, sono numerose le aziende che si trovano a dover rivedere gli accordi individuali di lavoro agile sottoscritti nei mesi precedenti. Per le imprese che hanno scelto di organizzare il lavoro secondo un modello ibrido, settembre e ottobre rappresentano un momento utile per verificare scadenze, proroghe, nuove condizioni e modalità di gestione dello smart working.
Per quanto riguarda l’anno 2026, il quadro di riferimento resta quello delineato dalla legge n. 81/2017. In base a tale normativa, il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto subordinato, basata sull’accordo tra le parti e caratterizzata da una combinazione tra attività svolte dentro e fuori dai locali aziendali.
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Il quadro normativo del lavoro agile nel 2026
Lo smart working continua a essere disciplinato principalmente dagli articoli 18-24 della legge n. 81/2017. La normativa definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, anche attraverso un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo. Pur tenendo presente questa modalità, il rapporto deve rispettare i limiti massimi dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva italiana.
Questo significa che lo smart working, nel 2026, non deve essere interpretato semplicemente come la possibilità di lavorare da casa. Si tratta piuttosto di un modello organizzativo che richiede regole condivise tra impresa e lavoratore. L’accordo individuale stabilisce come debba essere concretamente svolta la prestazione all’esterno dei locali aziendali; quali strumenti vengano utilizzati; come si esercitino i poteri direttivi e quali siano i tempi di riposo e di disconnessione.
Per le aziende, la programmazione autunnale diventa un’occasione per controllare gli accordi già attivi, verificando se siano ancora coerenti con l’organizzazione interna. Un accordo nato per accompagnare una fase temporanea può, per esempio, non essere più adeguato se l’azienda ha introdotto nuovi strumenti digitali, modificato le giornate di presenza oppure adottato una diversa politica di gestione degli obiettivi.
Il quadro normativo attribuisce particolare attenzione ad alcune categorie di lavoratori. In presenza di accordi di lavoro agile, il datore di lavoro deve riconoscere priorità alle richieste provenienti da lavoratori con figli fino a 12 anni, o senza limite di età nel caso in cui il figlio presenti disabilità grave. Similmente, bisogna dare priorità a lavoratori disabili o a loro caregiver.
Per una PMI, conoscere queste regole significa trasformare la gestione dello smart working da attività amministrativa occasionale a vero processo HR.
La fine delle procedure semplificate emergenziali
Uno degli aspetti più importanti da chiarire, quando si parla di smart working nel 2026, riguarda la distanza rispetto alle procedure adottate durante la fase emergenziale della pandemia. Il regime straordinario che consentiva di ricorrere al lavoro agile anche senza accordo individuale, e secondo procedure semplificate, aveva carattere temporaneo. La possibilità di applicare il lavoro agile senza sottoscrizione dell’accordo individuale è terminata da tempo: il 31 agosto 2022.
Dal 1° settembre di quell’anno è diventata strutturale una diversa semplificazione. Il datore di lavoro non deve più trasmettere al Ministero il testo dell’accordo individuale, ma effettuare una comunicazione telematica contenente le informazioni previste dalla normativa. L’accordo va sottoscritto e conservato in azienda.
La distinzione è importante. Può generare un equivoco operativo. La semplificazione riguarda la comunicazione dell’accordo, non la sua esistenza. Un’azienda non può quindi considerare sufficiente l’invio del contratto al Ministero ed evitare di produrre il documento sottoscritto con il dipendente e conservato in sede. HR e amministrazione dovrebbero verificare due elementi separati: da una parte l’esistenza e l’aggiornamento dell’accordo individuale; dall’altra la correttezza della relativa comunicazione telematica.
Alla luce di questo, settembre può essere considerato come una sorta di checkpoint amministrativo. Se un accordo stesse per scadere, l’azienda dovrebbe definire per tempo se procedere con un rinnovo, modificare le condizioni o interrompere il lavoro agile. La proroga o la modifica della durata rientrano tra gli eventi che devono essere comunicati telematicamente come previsto.
L’obbligo di sottoscrizione dell’accordo tra azienda e dipendente
Nel modello ordinario dello smart working 2026, l’accordo individuale rappresenta il documento centrale che regola il rapporto tra azienda e lavoratore. La legge di riferimento, la già citata n. 81/2017, stabilisce che l’accordo relativo alla modalità di lavoro agile deve essere stipulato per iscritto, sia ai fini della regolarità amministrativa sia come elemento di prova. Esso deve disciplinare l’esecuzione della prestazione svolta all’esterno dei locali aziendali, comprese le modalità di esercizio del potere direttivo e gli strumenti utilizzati.
L’accordo può avere durata determinata oppure indeterminata. Nel secondo caso, la legge disciplina anche il recesso, prevedendo normalmente un preavviso non inferiore a 30 giorni. In presenza di lavoratori disabili è previsto un termine più lungo, pari ad almeno 90 giorni. Dal punto di vista del datore di lavoro, il rinnovo non dovrebbe consistere semplicemente nella riproposizione automatica del vecchio documento. L’autunno è un momento ideale per verificare se le condizioni concordate continuino a rispondere alle esigenze aziendali e professionali.
È utile controllare, per esempio, il numero di giornate lavorate da remoto; le modalità di prenotazione delle postazioni; gli orari di disponibilità; gli strumenti informatici assegnati e le procedure per la sicurezza dei dati. Eventuali modifiche organizzative intervenute nel corso dell’anno rendono opportuno un aggiornamento.
Dal punto di vista HR, disporre di accordi aggiornati permette di ridurre il rischio di trattare situazioni diverse come se fossero identiche. Un accordo individuale ben strutturato rende più chiari diritti e responsabilità e può contribuire a prevenire incomprensioni sulla gestione della prestazione.
Cosa deve contenere il contratto di smart working
Un accordo individuale efficace non dovrebbe essere considerato un semplice adempimento burocratico. Rappresenta infatti uno strumento capace di definire, con precisione, il funzionamento del modello ibrido e di allineare le esigenze d’impresa con quelle del lavoratore.
La normativa richiede che l’accordo disciplini l’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali; le forme di esercizio del potere direttivo; gli strumenti utilizzati; i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la disconnessione. Nella pratica, il documento può essere completato da una serie di indicazioni organizzative utili. È opportuno specificare la durata dell’accordo; l’alternanza tra lavoro in sede e da remoto; le modalità con cui vengono stabilite le giornate in smart working e le eventuali finestre di disponibilità.
Particolare attenzione dovrebbe essere dedicata agli strumenti aziendali. Computer, smartphone, VPN, software gestionali e sistemi di autenticazione devono essere impiegati secondo procedure compatibili con le esigenze di sicurezza informatica dell’impresa.
Un altro elemento importante riguarda il luogo dal quale il dipendente può lavorare. L’azienda definisce criteri e limiti coerenti con la natura della prestazione e con le esigenze di sicurezza, riservatezza e protezione dei dati. L’obiettivo non è rendere l’accordo rigido, ma creare una cornice sufficientemente chiara da permettere al modello di funzionare anche quando cambiano esigenze, persone o strumenti. Per questo i rinnovi autunnali possono rappresentare un’occasione per correggere eventuali criticità emerse durante i mesi precedenti.
Durata, alternanza dei giorni e orari di reperibilità
La durata dell’accordo è uno degli elementi da verificare con maggiore attenzione. Il lavoro agile, come scritto, può essere a termine, oppure a tempo indeterminato.
Nel caso di accordi a termine, la scadenza dovrebbe essere monitorata con sufficiente anticipo. Aspettare l’ultimo giorno disponibile per decidere se prorogare o meno può creare problemi organizzativi, aumentando il rischio di dimenticare gli adempimenti collegati alla modifica. Per questo, una buona gestione dello smart working, nel 2026, dovrebbe prevedere un calendario delle scadenze. Un software HR può generare automaticamente un alert alcune settimane prima della fine dell’accordo, permettendo al responsabile delle risorse umane di avviare un confronto con il dipendente.
Anche l’alternanza tra presenza e lavoro da remoto deve essere descritta in modo comprensibile. Non esiste infatti un unico modello valido per tutte le imprese: alcune aziende possono prevedere determinate giornate da remoto, altre possono utilizzare sistemi più flessibili, basati sulla pianificazione del team.
Gli eventuali orari di reperibilità, e le finestre nelle quali il lavoratore deve essere disponibile, non possono non essere coerenti con l’organizzazione del lavoro e con i limiti previsti dalla normativa. L’obiettivo è distinguere, chiaramente, la disponibilità professionale da uno stato di continua connessione e reperibilità. Un accordo efficace dovrebbe spiegare le migliori modalità di gestione di riunioni; attività urgenti; giornate di presenza obbligatoria e modifiche alla programmazione. In questo modo si riduce il rischio che il lavoro agile venga interpretato come assenza dalla sede o disponibilità continua.
Il diritto alla disconnessione e la tutela della salute
Il diritto alla disconnessione costituisce uno degli elementi fondamentali dell’accordo individuale. La norma stabilisce che il documento debba individuare i tempi di riposo del lavoratore, oltre alle misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche utilizzate per il lavoro.
Questo principio assume un valore particolarmente importante. In un contesto di smart working, strumenti come e-mail, chat aziendali e piattaforme collaborative rendono possibile lavorare in qualsiasi momento. Una politica di lavoro agile efficace distingue tra flessibilità e disponibilità continua.
L’accordo definisce le finestre di lavoro, i momenti di non reperibilità, le regole per le comunicazioni fuori orario e tutte le eventuali procedure per la gestione delle urgenze. Queste indicazioni aiutano sia il lavoratore sia il responsabile a comprendere quando una richiesta possa essere effettivamente considerata prioritaria e in quale maniera vada evasa.
La salute e la sicurezza rimangono responsabilità centrali del datore di lavoro. L’articolo 22 della legge 81 prevede che questi le garantisca al lavoratore in modalità agile, fornendogli o fornendole almeno annualmente un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di esecuzione della prestazione. Il lavoratore deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dall’azienda. Una corretta gestione dello smart working integra aspetti contrattuali, organizzativi, tecnologici e di sicurezza.
Contratto in presenza contro accordo individuale di smart working
| Contratto di lavoro in presenza | Accordo individuale di lavoro agile |
|---|---|
| La prestazione viene svolta prevalentemente nei locali aziendali | La prestazione viene svolta in parte nei locali aziendali e in parte all’esterno |
| Il luogo di lavoro è normalmente individuato nella sede aziendale | Le modalità di svolgimento fuori sede vengono definite nell’accordo |
| La gestione della presenza è legata alla sede fisica | L’organizzazione può basarsi sull’alternanza tra presenza e remoto |
| Gli strumenti di lavoro sono utilizzati prevalentemente presso la sede | Possono essere utilizzati strumenti tecnologici anche fuori dai locali aziendali |
| La prestazione segue l’organizzazione ordinaria dell’orario di lavoro | Il lavoro è organizzato anche per fasi, cicli e obiettivi, nel rispetto dei limiti di legge |
| Non richiede uno specifico accordo di lavoro agile | Richiede un accordo individuale scritto tra le parti |
La differenza principale tra le due forme di collaborazione è organizzativa: lo smart working non rappresenta semplicemente uno spostamento della scrivania dalla sede alla casa. L’accordo individuale definisce una modalità diversa di esecuzione della prestazione, con regole specifiche su alternanza, strumenti, riposi e disconnessione.
Gli adempimenti per i datori di lavoro
Per un’azienda, gestire correttamente lo smart working significa occuparsi sia della parte contrattuale sia degli adempimenti amministrativi collegati. Il primo passaggio consiste nel verificare che ogni lavoratore interessato disponga di un accordo individuale aggiornato.
Il secondo riguarda la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro. Dal 1° settembre 2022, la procedura è stata resa strutturale: il datore di lavoro comunica telematicamente i nominativi dei lavoratori interessati e le date di inizio e cessazione della prestazione in modalità agile, senza dover allegare il testo dell’accordo. Quest’ultimo deve comunque essere conservato dal datore di lavoro, per finalità di prova e regolarità amministrativa.
La comunicazione va effettuata non soltanto quando viene attivato un nuovo accordo, ma anche quando si apportano modifiche che incidono sui dati comunicati, comprese le proroghe. Per i datori di lavoro privati, il termine ordinario per la comunicazione è di cinque giorni successivi all’inizio della prestazione in modalità agile oppure, in caso di proroga, all’ultimo giorno del periodo precedentemente comunicato. Il Ministero precisa inoltre che il termine decorre dall’effettivo inizio della prestazione agile, non semplicemente dalla data di firma dell’accordo.
Un’azienda che firma un nuovo accordo a settembre, ma prevede l’inizio del periodo agile in una data successiva, deve dunque organizzare la procedura sulla base della decorrenza effettiva del rapporto di lavoro smart.
La comunicazione telematica al Ministero del Lavoro tramite Cliclavoro
La comunicazione di attivazione o rinnovo di un rapporto di smart working viene effettuata attraverso il sistema informatico messo a disposizione dal Ministero del Lavoro, nell’apposita area Servizi Lavoro. Il Ministero ha previsto una procedura telematica accessibile tramite autenticazione. Per le aziende che devono gestire molti lavoratori, sono stati creati strumenti per l’invio massivo delle comunicazioni.
È importante chiarire che, sebbene nel linguaggio aziendale si continui a parlare abitualmente di Cliclavoro, la procedura operativa è collegata ai Servizi Lavoro del Ministero. Dal 2022, il datore non deve più allegare l’accordo individuale. Sono infatti sufficienti le informazioni richieste dal sistema. L’accordo, comunque, rimane agli atti dell’azienda. La piattaforma consente di gestire l’invio massivo, attraverso file Excel, e prevede una modalità REST tramite API per aziende o soggetti abilitati che debbano trasmettere un numero elevato di comunicazioni.
Una PMI con pochi lavoratori può gestire manualmente le singole comunicazioni, mentre un’organizzazione con decine o centinaia di accordi dovrebbe valutare un processo più strutturato.
L’accordo deve comprendere almeno quattro elementi:
- generalità del lavoratore interessato;
- data di inizio;
- data di cessazione;
- presenza di eventuali proroghe o modifiche.
Anche un singolo errore nella gestione delle scadenze o nell’inserimento delle informazioni può trasformarsi in adempimento tardivo o omesso.
Le sanzioni amministrative per la mancata trasmissione
La comunicazione telematica non è un adempimento meramente formale. La normativa prevede una sanzione amministrativa pecuniaria, da 100 a 500 euro, per ogni lavoratore interessato dalla mancata comunicazione, secondo il richiamo all’articolo 19, comma 3, del D.Lgs. n. 276/2003 contenuto nella disciplina del lavoro agile.
Il rischio aumenta soprattutto quando l’azienda gestisce numerosi rinnovi contemporaneamente. Una dimenticanza che riguarda un singolo lavoratore può avere un impatto limitato; la mancata gestione di una campagna di rinnovi può invece moltiplicare il numero delle posizioni interessate.
È quindi utile distinguere la conservazione dell’accordo dalla comunicazione al Ministero. Avere il documento firmato non elimina l’obbligo di trasmissione dei dati previsti dalla normativa. Allo stesso modo, aver effettuato la comunicazione non sostituisce l’accordo scritto che deve essere conservato dall’impresa. Per una gestione efficace, il controllo delle scadenze dovrebbe quindi essere inserito nei normali processi HR. Un sistema digitale può associare a ogni dipendente la data di fine dell’accordo, segnalare le posizioni prossime alla scadenza e registrare l’avvenuto rinnovo.
Questo approccio permette anche di creare una traccia documentale più ordinata. In caso di verifica, l’azienda può dimostrare più facilmente quali accordi erano attivi, quando sono stati modificati e quando sono state effettuate le relative comunicazioni.
Gestire i rinnovi massivi di settembre tramite software HR
Settembre rappresenta un buon momento per fare un tagliando, se così vogliamo definirlo, alla propria politica di lavoro agile. Dopo i mesi estivi, infatti, è possibile valutare se l’organizzazione adottata nella prima parte dell’anno abbia funzionato e se sia necessario modificare gli accordi in vista dell’ultimo trimestre.
Quando i lavoratori coinvolti sono numerosi, gestire manualmente decine di rinnovi può diventare inefficiente. Un software HR permette di centralizzare informazioni come data di sottoscrizione, decorrenza, scadenza, numero di giornate da remoto e stato del rinnovo.
Il primo vantaggio riguarda gli alert. Il sistema può segnalare con anticipo gli accordi in scadenza, permettendo all’ufficio HR di intervenire prima che il periodo concordato termini. Questo è particolarmente utile quando l’azienda deve organizzare un confronto con responsabili di reparto o singoli dipendenti.
Il secondo vantaggio riguarda la standardizzazione. Attraverso modelli predefiniti, l’azienda può ridurre le differenze tra accordi che presentano condizioni analoghe, mantenendo comunque la possibilità di gestire le specificità individuali.
Un terzo elemento riguarda la tracciabilità. Ogni rinnovo può essere associato alla relativa versione dell’accordo, alla data di approvazione e agli eventuali cambiamenti introdotti. In questo modo il software diventa un archivio operativo che descrive gli accordi attivi e tiene traccia di come siano cambiati nel tempo.
Una campagna di rinnovi autunnali può essere organizzata, per esempio, in cinque passaggi:
- individuazione degli accordi in scadenza;
- verifica delle condizioni attuali;
- approvazione delle eventuali modifiche;
- sottoscrizione del nuovo documento;
- gestione della comunicazione telematica entro i termini previsti.
Questo modello permette di trasformare lo smart working in un processo misurabile e governabile. L’azienda può così passare da una gestione reattiva, basata su scadenze ricordate manualmente, a una preventiva, nella quale il sistema segnali in anticipo cosa deve essere fatto. In un contesto nel quale il lavoro ibrido è parte dell’organizzazione ordinaria di molte imprese, la qualità del processo HR può diventare un elemento competitivo. Accordi aggiornati, regole chiare e adempimenti monitorati riducono il rischio amministrativo e permettono ai responsabili di concentrarsi sull’obiettivo principale: utilizzare lo smart working, metodo di lavoro che piace molto e sempre di più, come leva di produttività, flessibilità e attrattività.
