
Una gestione del piano ferie ottimale ha tanti vantaggi certi sia per i lavoratori che per l’azienda. Ma come pianificare il piano ferie aziendale al meglio e come comunicarlo in maniera corretta?
Vediamo insieme le risposte a tutte le domande che ti stai ponendo sulla gestione del piano ferie, cos’è, quali sono i vantaggi, cosa prescrive la legge e gli strumenti utili per crearlo e organizzarlo in maniera semplice ed efficace!
Cos’è il piano ferie aziendale e le sue caratteristiche
Come tutti sappiamo, le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori, sancito dalla legge, e come tale va rispettato. Titolari d’impresa e HR manager sono consapevoli che tutti i dipendenti devono obbligatoriamente usufruire delle ferie, nel rispetto della normativa vigente e degli specifici contratti collettivi. Ma allo stesso tempo, è importante per l’azienda che questa assenza dei lavoratori non abbia come conseguenza cali di produttività e problemi nello svolgimento delle attività.
In primo luogo vediamo cos’è il piano ferie nel dettaglio. Si tratta di un documento che può essere cartaceo o digitale in cui sono indicati i periodi dell’anno in cui i lavoratori hanno la possibilità di richiedere le ferie. Definito anche calendario ferie dei dipendenti, questo documento è essenziale per gestire al meglio il tempo dell’azienda e riporta anche informazioni importanti sulle modalità di richiesta e approvazione delle ferie, sui casi di sospensione delle ferie, il numero massimo di giorni che si possono richiedere e altro ancora.
Chi gestisce il piano ferie e quanto tempo prima comunicarlo
La gestione del piano ferie è compito dell’imprenditore, ma è buona norma che il documento venga preparato e condiviso con i dipendente con sufficiente anticipo in modo da consentire ai lavoratori di scegliere e organizzare al meglio i giorni di ferie. Cosa dice la legge a riguardo? Il comma 3 dell’articolo 2109 del Codice Civile sancisce che l’imprenditore deve preventivamente comunicare al dipendente il periodo stabilito per le ferie, ma il contratto di lavoro potrebbe riportare indicazioni più specifiche a riguardo.
Ciò nonostante, il datore di lavoro deve rispettare i principi di buona fede e correttezza, consentendo ai dipendenti di conoscere i periodi in cui possono andare in ferie almeno 2, o ancora meglio, 3 mesi prima.
È molto importante poi che i lavoratori conoscano in anticipo i periodi di ferie estive, natalizie e i periodi di chiusura aziendale, questi infatti possono coincidere con le due settimane di ferie continuative stabilite dal decreto legislativo 19 luglio 2004, n. 213.
Le indicazioni della legge sulle ferie dei dipendenti
Cos’altro prescrive la legge in tema di ferie dei dipendenti? Il Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66 disciplina l’organizzazione dell’orario di lavoro, comprese le disposizioni sulle ferie annuali dei lavoratori. In particolare ci sono alcuni obblighi specifici di cui tenere conto.
- Periodo minimo di ferie: non si possono concedere meno di quattro settimane all’anno di ferie.
- Come usufruire delle ferie: almeno due settimane di ferie devono essere usato nell’anno della maturazione, le altre due settimane, se non vengono usate, sono utilizzabili nei 18 mesi successivi.
- Ferie frazionate o continuative: per legge almeno 2 delle 4 settimane di ferie obbligatorie devono essere continuative. I giorni di ferie restanti, insieme a quelli eventualmente previsti dal CCNL di riferimento, possono essere frazionati.
- Ferie collettive: il datore di lavoro ha la facoltà di stabilire delle settimane di ferie collettive, e quindi la chiusura dell’azienda o di un dipartimento per quella durata di tempo.
- Ferie individuali: il dipendente ha il diritto di richiedere ferie individuali, che devono essere sottoposte ad approvazione.
Le conseguenze di una cattiva gestione delle ferie
L’articolo 2109 del codice civile stabilisce che il datore di lavoro ha la facoltà di decidere giorni e periodi in cui i lavoratori possono richiedere le ferie, pur tenendo conto delle esigenze dei lavoratori. Ma cosa succede se non ci atteniamo a quanto stabilito nel piano ferie?
I dipendenti che si assentano in periodo non indicati nel piano ferie o in modalità non consentite rischiano che il datore di lavoro neghi loro le ferie e possono anche subire sanzioni disciplinari per assenza ingiustificata. Ecco perché una gestione efficace del piano ferie è di grande importanza e non va sottovalutata.
Ci sono inoltre conseguenze e possibili sanzioni anche per l’azienda che non rispetta quanto prescritto dalla legge, che aumentano in base al numero di lavoratori coinvolti e alla durata della violazione della legge. Parliamo di sanzioni da 120 fino a 5400 euro, a cui si sommano anche le possibili richieste di risarcimento dei dipendenti.
I vantaggi di un’ottima pianificazione delle ferie
Pianificare al meglio le ferie è fondamentale sia per il datore che per i dipendenti. Questi ultimi hanno bisogno di staccare per un periodo di tempo dal lavoro per dedicarsi ai propri cari, alle loro passioni, per viaggiare e non solo. Infatti dedicare del tempo a se stessi è importantissimo per ridurre lo stress ed evitare di incorrere nelle 4 fasi del burnout.
Un piano ben strutturato aiuta anche a evitare sovrapposizioni di assenze e mantenere così la produttività dell’azienda inalterata durante l’anno. Gestendo al meglio il piano ferie si coniugano quindi due esigenze: migliorare la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti e allo stesso tempo preservare il funzionamento fluido e organizzato dell’azienda.
Come organizzare un piano ferie efficace: strumenti e suggerimenti
Ci sono diversi fattori da considerare nella creazione di un piano ferie efficace, a cominciare dalla dimensione dell’azienda, il numero di dipendenti, i periodi di picco lavorativo e le modalità di suddivisione dei turni.
È importante considerare però anche le esigenze dei lavoratori, che vanno consultati per decidere quali sono i migliori periodi dell’anno in cui richiedere le ferie. Non dimenticare poi di stilare il piano in base ai periodi in cui i carichi di lavoro sono più intensi e quelli in cui sono inferiori, per evitare un calo della produttività.
La trasparenza delle informazioni è essenziale: il piano ferie deve contenere tutte le indicazioni su come richiedere le ferie, le modalità di approvazione e di fruizioni, per rendere il processo chiaro, rapido e semplice.
Possiamo gestire il tutto attraverso fogli cartacei, l’opzione meno pratica, o fogli di calcolo elettronici. Utilizzare un piano ferie in Excel è una delle migliori scelte per gestire ogni aspetto con chiarezza e in nostro aiuto vengono diversi strumenti, come il piano ferie Excel di Factorial, gratuito e già strutturato, facile da modificare e molto intuitivo. Possiamo anche usare calendari condivisi, come quello gratuito di Google Calendar, oppure software e app che aiutano di certo a risparmiare tempo.
Un’ottima opzione è usare Factorial, gestionale HR all-in-one che offre un software per la gestione di ferie e assenze in grado di automatizzare la gestione di ferie e permessi, disponibile anche in versione mobile. È uno strumento che farà risparmiare almeno otto ore di lavoro a settimana, semplificando il processo di richiesta e approvazione delle ferie e calcolando automaticamente anche la ROL, i giorni di malattia e non solo. Il software dispone di tante altre funzionalità che ottimizzeranno il piano ferie e ti farà risparmiare tempo e denaro! Per scoprire come gestire al meglio il piano ferie leggi https://factorial.it/blog/piano-ferie-entro-quando-comunicarlo/
Un piano ferie gestito nel modo migliore comporta vantaggi innegabili per tutti, lavoratori e imprenditore!