A partire dal 2024, anche le partite IVA in regime forfettario sono tenute a contabilizzare la propria attività tramite la fatturazione elettronica. Molti lavoratori hanno dovuto cambiare la modalità di redigere una fattura, affidandosi a programmi per la fatturazione elettronica gratuiti o a pagamento.
Chi si avvicina per la prima volta al mondo delle partite IVA, tuttavia, potrebbe avere delle difficoltà ad adattarsi a questo sistema. Ecco perché può essere molto utile sapere come funzionano nel dettaglio questi programmi per la fatturazione e in che modo aiutano a semplificare la gestione contabile.
Cos’è la fatturazione elettronica e soggetti obbligati
La fatturazione elettronica consiste nella generazione, trasmissione e archiviazione delle fatture in formato digitale XML. Questo formato è stato definito per garantire che le informazioni della fattura siano leggibili dai sistemi informatici dell’Agenzia delle Entrate, che monitora i dati fiscali in tempo reale.
Questo adempimento coinvolge tutti i liberi professionisti e le imprese che effettuano operazioni con la Pubblica Amministrazione o eseguono cessioni di beni e prestazioni di servizi con soggetti privati, con o senza partita IVA, e altre aziende.
Cosa sono i programmi per la fatturazione elettronica e come funzionano
Un programma per la fatturazione online è un software progettato per facilitare la creazione, l’invio e la conservazione delle fatture digitali in formato XML. In genere, questi software includono diverse funzionalità, tra cui:
- Creazione della fattura: consiste nella generazione automatica della fattura nel formato XML con campi predefiniti. L’utente compila la fattura direttamente nel programma inserendo i dati necessari, come il nome del cliente, la descrizione di beni e servizi, l’importo, l’IVA, la marca da bollo, ecc. Il programma converte automaticamente queste informazioni in un file compatibile con i requisiti dell’Agenzia delle Entrate;
- Invio al Sistema di Interscambio: in Italia, le fatture elettroniche sono inviate al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che verifica i dati e, se tutto è in ordine, le inoltra al destinatario. In caso di errori, il Sistema rifiuta la fattura e invia una notifica al mittente, che può correggere e inviare nuovamente il documento;
- Conservazione digitale: dopo l’invio della fattura, il programma archivia automaticamente il documento secondo i requisiti di legge. La normativa, infatti, stabilisce che le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni.
Alcuni programmi offrono ai propri clienti funzionalità aggiuntive, come strumenti di monitoraggio di entrate e uscite, creazione prima nota, scadenziario, accesso agevolato al commercialista e altri strumenti utili a semplificare la gestione aziendale.
Come scegliere il giusto programma di fatturazione online
Prima di scegliere il giusto programma di fatturazione online, è bene fare mente locale e considerare le proprie esigenze nello specifico. Ci si può accontentare di una soluzione base e gratuite o abbiamo bisogno di maggiori funzionalità e siamo quindi disposti a pagare per avere un software più completo? La risposta a queste domande dipende dal tipo di attività svolta e dal flusso di movimenti finanziari durante l’anno.
A ogni modo, nella maggior parte dei casi è bene orientare la propria scelta su programmi che presentino funzionalità di gestione di incassi e pagamenti, integrazione con altri software aziendali e facile accessibilità per il proprio commercialista.
