Conciliare le varie esigenze di acquisto per un’azienda può essere una sfida, sia che si tratti di una piccola impresa o che il team di approvvigionamento faccia parte di una grande organizzazione. È importante che il personale si senta apprezzato e coinvolto, che sappia di poter acquistare articoli senza dover chiedere l’autorizzazione fino all’ultima matita e cartuccia della stampante.
Ma è fondamentale, affinché un processo di approvvigionamento sia efficiente, che il CPO possa monitorare e gestire gli acquisti in modo efficace, garantendo che l’azienda sia sempre in linea con il raggiungimento dei propri obiettivi. Sono stati questi alcuni dei temi al centro della seconda edizione di ABX – Amazon Business Exchange, in programma il 6 e 7 ottobre scorsi, la conferenza intersettoriale gratuita dedicata ai leader del procurement aziendale, della finanza e della supply chain, che vogliono scoprire come innovare rapidamente e costruire processi e organizzazioni più efficienti.
Gli acquisti digitali offrono in questo senso evidenti vantaggi. Come dimostra il report Next Generation Digital Procurement di Accenture, le aziende possono migliorare notevolmente la propria velocità, agilità ed efficienza, grazie a un sistema di acquisto online. La digitalizzazione degli acquisti fornisce ai CPO un vantaggio strategico, garantendo tutte le informazioni di cui hanno bisogno per avere un processo di acquisto rivolto al futuro e permettendo al contempo una crescita continua e un vantaggio competitivo.
I consigli di Amazon Business
1. Consolidare la tail spend
La tail spend – che comprende tutti gli acquisti quotidiani non necessari per la produzione, come forniture per ufficio e attrezzature IT – può diventare facilmente un problema rilevante per il team di approvvigionamento. Considerato che il 20% della tail spend viene distribuito fra l’80% dei fornitori, risulta estremamente difficile mantenere il controllo di tutti gli acquisti, che spesso arrivano da dipendenti diversi, con ordini smistati fra differenti negozi. Il team di approvvigionamento spesso perde molto tempo cercando di individuare questi acquisti, che spesso non corrispondono agli articoli con i prezzi più competitivi.
Tuttavia, il personale vuole sentirsi coinvolto per quanto riguarda le decisioni di acquisto per i propri reparti. I dipendenti in primis vogliono acquistare le forniture quando ne hanno bisogno, piuttosto che chiedere l’autorizzazione all’ufficio acquisti per ogni singolo articolo. Un insegnante d’arte è sicuramente il miglior referente quando si parla di decidere quali pennelli siano adatti alla sua classe, ma anche il team di approvvigionamento deve essere sicuro che i dipendenti stanno prendendo le decisioni migliori per l’organizzazione in toto, senza fermarsi al loro bisogno individuale.
Tutto questo può essere risolto acquistando tutti gli articoli tail spend online, utilizzando un programma centrale trasparente ed efficiente.
2. Confrontare i prezzi in modo rapido ed efficiente
È importante ottenere il miglior risparmio e la migliore qualità possibili quando si effettuano acquisti, e questo è particolarmente importante in un’organizzazione gestita sulla base di policy rigorose. Per Eugenio Turco, Finance Manager di Wall Street English “Amazon Business e le sue funzioni hanno velocizzato il nostro processo di acquisto garantendo il rispetto totale delle policy aziendali. Il processo autorizzativo multi-level e multi-utente ci ha permesso di risparmiare tempo e di garantire un processo corretto, essendo un’azienda multi sede, garantendoci spedizioni veloci, tracciabilità delle spese per centro di costo, e consegne senza errori e una veloce e corretta riconciliazione con i dati contabili. Acquistando regolarmente prodotti come cellulari, libri, monitor e accessori PC per tutte le nostre sedi, Amazon Business è diventato un utile strumento del processo di acquisto di Wall Street English.”
Questa capacità di confrontare una vasta selezione di fornitori crea un mercato competitivo che rappresenta un enorme vantaggio per qualsiasi organizzazione. Infatti, i clienti commerciali hanno riportato una parità di selezione di articoli a prezzi competitivi del 94%, che può ridurre i prezzi fino al 70%.
3. Decentrare il processo di approvvigionamento
Spesso è molto più pratico che siano più parti di un’organizzazione ad avere potere d’acquisto, in modo da poter ordinare singoli articoli, piuttosto che fare richieste al team di approvvigionamento ogni volta che si deve acquistare una cartuccia d’inchiostro per stampanti o una fornitura di penne. Questo ha evidenti vantaggi in termini di risparmio di tempo per il team di approvvigionamento, ma ogni ordine potrebbe risultare complicato e difficile da tracciare.
“Amazon Business ha facilitato il processo di approvazione degli ordini e ha fornito un maggior controllo sugli acquisti, grazie anche alla sezione dedicata all’Analisi Acquisti. Inoltre, con Business Prime riusciamo ad essere veloci come ci richiede oggi il mondo della logistica” ha dichiarato Davide Bortoluzzi, Group Purchasing Manager di Codognotto.
Un altro vantaggio dell’approvvigionamento decentralizzato è la possibilità per ogni ufficio e filiale di avere il proprio nome e indirizzo di fatturazione, stabiliti dal CPO, all’interno del negozio online. Se per tutti gli ordini viene definito lo stesso numero di fattura e gli stessi termini di pagamento, le spese possono essere facilmente riunite e consolidate in un’unica soluzione. Questo migliora l’efficienza degli acquisti, con i clienti commerciali che determinano un risparmio medio del 13% sui costi quando acquistano online, rispetto ai loro processi di approvvigionamento manuale.
Oltre a migliorare l’accuratezza di ogni ordine, questa caratteristica aiuta a fornire un maggiore controllo e visibilità, dando ai CPO una panoramica affidabile della tail spend e dei relativi costi, senza dover gestire singolarmente ogni acquisto di carta per stampanti o puntine metalliche. Inoltre, i CPO avranno accesso a un gran numero di nuovi dati che consentono loro di formulare raccomandazioni valide e di dimostrare il proprio valore agli stakeholder interni. Allo stesso tempo, i dipendenti con responsabilità di acquisto hanno la libertà di acquistare gli articoli in base alle loro esigenze, dimostrando fiducia e costruendo forti relazioni di lavoro tra l’approvvigionamento e l’organizzazione nel suo complesso.
