Gestire un ecommerce significa occuparsi di attività che vanno ben oltre la vendita attraverso il sito. Ogni ordine comporta verifiche sulle disponibilità , aggiornamenti del magazzino, preparazione della merce e produzione dei documenti commerciali. Per le piccole imprese, soprattutto quando il numero degli acquisti aumenta, coordinare queste operazioni può diventare impegnativo.
Le difficoltà crescono quando il negozio online e gli strumenti utilizzati per la gestione aziendale non comunicano tra loro. Gli stessi dati rischiano di essere inseriti più volte, mentre un aggiornamento delle giacenze effettuato in ritardo può portare ad accettare ordini per prodotti non più disponibili.
Collegare il negozio online al gestionale
Chi gestisce un ecommerce deve tenere aggiornate informazioni che riguardano prodotti, ordini e clienti. Durante i periodi di maggiore attività , anche una modifica rimandata può creare difficoltà , soprattutto quando si utilizzano sistemi separati.
È qui che può essere utile un gestionale per ecommerce. Easyfatt, per esempio, nelle versioni Enterprise One ed Enterprise consente di collegare il programma aziendale al negozio online attraverso integrazioni compatibili. Gli ordini possono essere importati nel gestionale, mentre le informazioni relative ai prodotti vengono gestite senza dover intervenire separatamente su ogni archivio.
Non tutti i collegamenti funzionano allo stesso modo. Prima di adottare una soluzione è quindi importante verificare quali operazioni siano supportate dalla piattaforma utilizzata e dalle relative integrazioni.
Il controllo delle giacenze di magazzino
La mancata corrispondenza tra disponibilità effettive e giacenze visualizzate online può creare difficoltà nella gestione degli ordini. Il problema non nasce necessariamente da un errore: spesso è una questione di tempi, oppure di informazioni che non vengono riportate subito da un sistema all’altro.
Tenere traccia di carichi, scarichi e giacenze aiuta a conoscere la situazione delle scorte. Ma il dato informatico va comunque confrontato con quello reale. Un prodotto danneggiato, un reso ancora da controllare o una consegna registrata in ritardo possono creare differenze.
Per un piccolo ecommerce, anche accorgersi per tempo che una taglia o una variante stanno terminando può fare la differenza nell’organizzazione degli acquisti.
Dagli ordini online ai documenti di vendita
Chi acquista online vede una conferma sullo schermo. Per il venditore, invece, comincia un’altra parte del lavoro: controllare l’ordine, predisporre la merce, organizzare la spedizione e preparare i documenti necessari.
Se i dati dell’acquisto vengono trasferiti al gestionale, non occorre ricopiarli integralmente per utilizzarli nella successiva emissione di fatture o documenti di trasporto. Rimangono naturalmente le verifiche da effettuare, perché una procedura più rapida non significa che ogni passaggio possa essere lasciato senza controllo.
È un aspetto particolarmente utile per le attività nelle quali la stessa persona segue vendite, amministrazione e rapporti con i fornitori.
Analizzare le vendite per programmare gli acquisti
Quali articoli conviene acquistare di nuovo? La risposta non dipende soltanto da quello che manca sugli scaffali. Contano anche l’andamento delle vendite, la stagionalità e le quantità rimaste invendute.
Consultare i dati e i report disponibili nel gestionale può aiutare a individuare prodotti molto richiesti e altri che si muovono lentamente. Sono informazioni utili per valutare l’assortimento e programmare i rifornimenti, senza affidarsi soltanto alle impressioni.
L’esperienza di chi conosce i propri clienti resta fondamentale. Disporre di dati aggiornati, però, permette di confrontare le proprie valutazioni con l’andamento effettivo delle vendite, prima di impegnare altro denaro nell’acquisto di merci.
