Che la prima impressione conti moltissimo non è certo una novità. In un’epoca come quella che stiamo vivendo, nella quale la comunicazione digitale è più pervasiva che mai, questa massima acquisisce ancor più forza. Ecco perché poter contare su un press kit ben costruito, uno strumento che consenta alle aziende di presentarsi ai media in modo professionale, coerente e convincente diventa tanto importante.
Che si tratti del lancio di un nuovo prodotto, di una ulteriore apertura o di un traguardo raggiunto, raccontare l’episodio o l’evento servendosi di un press kit efficace può fare la differenza tra il vedersi pubblicare la storia e l’essere ignorati.
Indice del contenuto
Cos’è un press kit e a cosa serve oggi per le piccole e medie imprese
Il press kit, che qualcuno chiama media kit, è un insieme di materiali, informativi e visivi, utili a raccontare l’identità, i valori e le novità di un’azienda. Nato come strumento destinato ai giornalisti, oggi si è evoluto in una risorsa di comunicazione versatile. Non ne fa uso soltanto la stampa tradizionale, ma se ne servono anche blogger, influencer e partner commerciali. Per una piccola e media impresa, il press kit rappresenta un biglietto da visita strategico. Esso consente di presentarsi in modo strutturato e fornire rapidamente tutte le informazioni necessarie a chi voglia descrivere il brand.
Il press kit include testi, immagini, dati e contatti che facilitano il lavoro dei media. È lo strumento che garantisce la trasmissione coerente e professionale del messaggio aziendale che si vuole trasmettere. In un’epoca in cui la reputazione online è parte integrante del marketing, uno strumento di questo tipo, aggiornato e accessibile, contribuisce a rafforzare visibilità, credibilità e riconoscibilità del brand. Si tratta di un veicolo di marketing a tutti gli effetti, capace di generare opportunità di pubbliche relazioni e fare storytelling dall’alto impatto emotivo.
I 7 elementi essenziali di un press kit efficace per la tua PMI
Un press kit di successo funziona perché combina chiarezza, completezza e valore informativo.
Ogni elemento deve avere uno scopo preciso. In questo modo, aiuterà il giornalista o il content creator a capire cosa renda unica l’azienda e a impostare la sua comunicazione in maniera funzionale.
I sette elementi essenziali sono i seguenti:
- la press release, o notizia principale;
- il backgrounder aziendale, che comprende il contesto e la storia che si desiderino raccontare;
- le biografie del team chiave e delle persone più importanti e rappresentative per l’impresa;
- immagini e video di alta qualità e grande impatto visivo;
- dati e statistiche rilevanti che costituiscano le prove concrete del lavoro portato avanti;
- contatti stampa e profili sui social media, in grado di indicare a ogni avventore e possibile tale come e dove lavori l’azienda;
- testimonianze e case studies per provare il reale valore del lavoro svolto.
Vediamo i motivi per i quali questi elementi sono tanto importanti nell’elaborazione di un press kit di successo.
1. La press release: la notizia che vuoi comunicare in maniera chiara e concisa
La press release è il cuore di ogni press kit. Contiene la notizia principale che desideri comunicare. Potrebbe trattarsi di un nuovo prodotto, una collaborazione strategica o un evento aziendale. Dovrebbe parlarne sinteticamente, attraverso un copy di sicuro impatto. Una buona release è strutturata intorno alle classiche 5W del giornalismo. Risponde cioè alle domande chi, cosa, dove, quando e perché.
Il tono va tenuto professionale, ma accessibile a tutti e privo di eccessivo linguaggio promozionale. Si possono inserire citazioni da parte del CEO, o magari del responsabile marketing, allo scopo di dare un tocco umano e autorevole al messaggio veicolato. È bene tenere sempre a mente che i giornalisti ricevono decine di comunicati al giorno. Un press kit con una release ben scritta e formattata aumenta le possibilità di essere letti e ripresi dai media, piuttosto che cestinati assieme alle restanti comunicazioni dozzinali, noiose e magari messe assieme da intelligenza artificiale.
2. Backgrounder aziendale: storia, missione e valori del brand
Il backgrounder serve a fornire contesto. È l’elemento che racconta chi sei e chi è la tua azienda, da dove venite e dove state andando. In questa sezione del press kit riassumi la storia della realtà, la sua missione, i valori e il posizionamento sul mercato. Puoi includere una breve cronologia con le tappe principali, oltre a una panoramica dei prodotti o dei servizi offerti.
Quel che conta è che il backgrounder trasmetta coerenza e visione: un giornalista, o potenziale partner, deve capire cosa distingue la tua PMI dalle altre. Usa un linguaggio chiaro, inserisci eventuali certificazioni o riconoscimenti e, se possibile, accompagna il testo con una bella foto aziendale, o del team di lavoro. Un press kit con backgrounder solido e curato rafforzerà la percezione di affidabilità e professionalità, facendoti guadagnare punti.
3. Biografie del team chiave: i volti dietro il business
Sono sempre le persone a fare la differenza. La sezione dedicata al team chiave lo dimostra.
Ogni press kit dovrebbe includere brevi biografie dei fondatori, dei manager e dei responsabili di area.
Oltre ai dati anagrafici e alle competenze, evidenzia i risultati più rilevanti ottenuti da ogni figura e che cosa abbiano significato per l’intera realtà. Non dimenticare, poi, di raccontare l’approccio personale di ciascuno al business. L’obiettivo non è solo informare. Occorre anche creare connessioni. Un giornalista, o un potenziale partner, si interessa di più quando percepisce umanità dietro al brand. Accompagna ogni biografia con ritratti fotografici professionali, coerenti con l’immagine aziendale.
Un press kit che valorizzi le persone trasmette autenticità e costruisce fiducia.
4. Immagini e video di alta qualità: il lato visivo del tuo brand
Che le immagini valgano più di mille parole è cosa ormai nota. La massima vale anche quando parliamo di press kit. Fotografie e video devono rappresentare il brand in modo coerente e professionale. Includi sempre il logo in formato vettoriale, inserisci immagini evocative dei prodotti, degli spazi aziendali e, se possibile, brevi clip che raccontino visivamente l’attività.
Evita foto stock e/o generiche. I giornalisti preferiscono materiale autentico e facilmente riutilizzabile.
Assicurati che i file siano ottimizzati per stampa e web; dopodiché inseriscili in una cartella chiara e ben organizzata. Un press kit visivamente curato aumenta la probabilità che le testate utilizzino direttamente il tuo materiale. Ciò ti garantirà un’esposizione coerente con l’identità visiva del brand, aumentando l’efficacia dell’intera attività promozionale.
5. Dati e statistiche rilevanti: i numeri che contano e supportano la tua storia
Ogni press kit ben strutturato deve contenere dati concreti, allo scopo di rafforzare la narrazione. Statistiche e indicazioni su fatturato, crescita, numero di clienti o progetti realizzati sono importanti. I numeri aggiungono infatti credibilità, e dimostrano che la tua azienda stia generando un impatto vero. Se possibile, integra infografiche o visual semplici. Renderai così le informazioni più immediate. Evita dati non verificabili, o troppo autoreferenziali. Trasparenza e coerenza con la storia che stai raccontando contano, non nasconderle dietro inutili celebrazioni.
I media apprezzano i press kit che forniscono loro cifre affidabili. Semplificano il lavoro di verifica e costruiscono fiducia.
6. Contatti stampa e social media: come trovarti e seguirti
Un press kit senza contatti chiari rischia di vanificare tutto il lavoro svolto in precedenza. Non sottovalutare questo aspetto e inserisci sempre:
- nome e ruolo della persona da contattare per ogni esigenza e necessità;
- email diretta al contatto fornito e numero di telefono al quale contattarlo o contattarla;
- link ai canali social ufficiali, oltre che alla homepage del sito web aziendale.
È utile creare un indirizzo email dedicato alla stampa (nulla di trascendentale, va benissimo una casella chiamata press@nomeazienda.it), che dia un’immagine professionale e agevoli la gestione delle richieste. Numerosi giornalisti cercano informazioni sui social network, poiché è un metodo più veloce: mantenere profili aggiornati e coerenti con il tono di voce aziendale rafforzerà la tua credibilità e la riconoscibilità del tuo brand.
7. Testimonianze e case studies: la prova sociale del tuo successo
Nell’era della reputazione digitale, le testimonianze sono fondamentali. Includere nel press kit citazioni di clienti, recensioni, partner o casi studio concreti aiuta a dimostrare il valore reale dei tuoi prodotti o servizi. Un case study ben strutturato deve mostrare un problema, la soluzione offerta e i risultati ottenuti. Preferibilmente, dovrebbe farlo attraverso dati misurabili. Evita testimonianze generiche e poco specifiche; privilegia quelle che raccontino esperienze autentiche e vissute in prima persona.
Un press kit arricchito da prove sociali consolida l’autorevolezza della tua PMI e rafforza la percezione di fiducia. L’importanza della recensione è oggi sotto gli occhi di tutti. Ci sono acquirenti che si muovono soltanto in base alle valutazioni di chi ha acquistato lo stesso prodotto o servizio prima di loro. Non si può prendere sotto gamba questo aspetto.
Digital press kit: canali e formati migliori per la distribuzione
La versione di press kit più diffusa, al giorno d’oggi, è naturalmente quella digitale. Un digital press kit può essere facilmente ospitato in una sezione del sito aziendale, condiviso tramite link o caricato su piattaforme di PR e newsroom. I formati più pratici sono quelli del PDF interattivo, della cartella Google Drive o di landing page dedicate. L’importante è garantire accessibilità e aggiornamento costante. Va ottimizzata per mobile e deve essere facilmente scaricabile, con immagini e link funzionanti, naturalmente.
Un press kit digitale ben distribuito moltiplicherà le possibilità di copertura mediatica e semplificherà il lavoro di chi desideri raccontare la tua storia. Riuscirai così a creare una rete mettendo il tuo brand al centro.
3 errori da evitare quando invii il tuo press kit ai media
Anche il migliore dei press kit può perdere efficacia, se gestito in modo sbagliato. Non accontentarti di preparare buoni contenuti, accertati anche che la loro diffusione sia attenta e non lasci nulla al caso.
Ecco tre errori comuni da evitare, all’interno della tua strategia di comunicazione con la stampa:
- invio di materiale non personalizzato: non tutti i media hanno lo stesso livello di interesse. Adatta sempre la presentazione al destinatario, così da aprire un canale privilegiato e funzionale;
- scambio di file troppo pesanti o disordinati. Il press kit non dovrebbe mai essere difficile da aprire o navigare. Se così fosse, scoraggerebbe i giornalisti e li costringerebbe a investire molto tempo nella visualizzazione. Usa link chiari e cartelle ordinate, facilmente reperibili e consultabili per chiunque;
- inserimento di informazioni datate, incomplete o poco aggiornate. Mantenere il press kit al passo con i tempi è fondamentale. Una foto obsoleta, un numero non verificato o un’informazione risalente ad anni fa possono compromettere la credibilità dell’intero pacchetto inviato.
Un press kit ben curato è un investimento a lungo termine. Racconta chi sei, cosa fai e perché meriti di essere raccontato. Si tratta di un biglietto da visita completo, parlante, e utile a moltiplicare la potenza delle tue iniziatve promozionali. Dedica tutto il tempo necessario alla sua realizzazione e assicurati che ci sia qualcuno a mantenerlo sempre aggiornato, pulito e accessibile.
