Da dove si parte per rendere più produttivi i dipendenti? Con alcuni miglioramenti applicabili al design dell’ufficio.
La mania del design d’ufficio “open office” degli anni passati ha trasformato quello che sappiamo sul design dell’ufficio completamente. Di conseguenza, gli studi mostrano un impatto decisamente negativo sulla produttività. Da un lato, gli uffici aperti generano innovazioni sorprendenti, mentre dall’altro risultano estremamente dirompenti e diffondono il risentimento dei dipendenti, riducono la produttività, aumentano l’assenteismo e determinano un aumento del turnover. Quindi, come fa un’azienda esperta ad ottenere il meglio da entrambi i mondi nella progettazione degli uffici?
La produttività sul posto di lavoro non è sempre quantificabile, specialmente per i lavoratori la cui mansione richiede più analisi o maggiori processi mentali.
Le idee e lo sviluppo del progetto non hanno un tempo di produzione. Quindi: come misurare la produttività? In parte è attraverso la soddisfazione del lavoro del dipendente. Ma se i dipendenti di un’azienda credono di portare a termine il lavoro in modo efficiente pur mantenendo uno standard di felicità e benessere, e il loro risultato è in linea con la missione dell’azienda, allora sono produttivi. Ma sono abbastanza produttivi? E cosa possono fare i datori di lavoro per facilitare la cultura e l’ambiente aziendale per la loro forza lavoro?
I dati
Molti risultati sulla produttività dei dipendenti possono essere trovati conducendo sondaggi e imparando i punti dolenti della loro giornata lavorativa media.
Ad esempio: i livelli di rumore sono appropriati? In alternativa, hanno un posto tranquillo dove andare e dove possono concentrarsi? Ci sono abbastanza posti nelle aree in cui possono essere sviluppati progetti? E infine: le stesse strutture sono adatte ai dipendenti?
Cambiamenti utili e servizi in loco
A volte è semplice come i servizi possano rendere la vita più facile. Pur avendo la sala giochi, o la stanza della musica insonorizzata, posti per i dipendenti nei quali ricaricare le batterie, collaborare con i colleghi, o semplicemente rilassarsi per qualche minuto, non sono le uniche cose che le aziende possono fare, e non tutti i servizi sono lussi.
Esistono molti servizi che possono aiutare i dipendenti, ad esempio i neogenitori che necessitano di assistenza all’infanzia in loco.
I dipendenti più anziani, potrebbero invece apprezzare una clinica sul luogo di lavoro per aiutarli a evitare l’assenteismo a causa dei controlli medici. Forse, fornire cibo gratis tutto il giorno aiuterà i dipendenti a restare nel campus durante i pasti, ma non tutte le aziende possono permettersi di nutrire h24 i propri dipendenti, quindi è necessario prendere in considerazione la possibilità di stipulare accordi di sconto con ristoranti vicini o camion alimentari ed offrire ai dipendenti le opzioni più salutari tra cui scegliere.
Migliorare e automatizzare la tecnologia
Mentre la tecnologia ha cambiato il volto del business oggi, succede anche con i suoi aspetti negativi. Quando i dipendenti passano il loro tempo a capire i glitch piuttosto che a fare il loro lavoro, la produttività diminuisce. Assicurati che tutta la tecnologia dell’ufficio sia aggiornata e in buone condizioni. Basta che l’automazione svolga quanto più possibile delle funzioni adeguate, dal software della sala riunioni che sceglie le stanze e gli orari in base alle programmazioni dei dipendenti e ai requisiti di presentazione, all’hardware di presentazione wireless che dialoga con i dispositivi dei dipendenti. Maggiore è la tecnologia che si può inserire nella struttura dei sistemi di rete, meglio è. Il tempo speso a cercare l’adattatore giusto per collegarlo all’apparecchiatura di proiezione della sala conferenze è di fatto tempo perso.
Ridurre il rumore
La persona a sinistra fa una chiamata in conferenza con colleghi in un altro stato. La persona a destra sta parlando con il capo del dipartimento dal team di marketing sull’analisi dei dati della nuova campagna. Tre scrivanie, il telefono squilla e nessuno risponde, e a quella fatidica scadenza mancano solo 2 ore. Non c’è concentrazione da trovare in un tale caos. Ma potrebbe esserci?
La ricerca mostra che la produttività scende fino al 66% in una stanza caotica, piena di rumore di fondo. Ci sono opzioni per mitigare tutto questo. L’acustica può essere attenuata attraverso pannelli del controsoffitto fonoassorbenti. Le macchine a rumore bianco posizionate strategicamente in tutto lo spazio di lavoro possono di fatto sopraffare alcune distrazioni. I cubbies privati possono dare ai dipendenti una workstation che blocca la confusione.
In più, da considerare il layout: ci sono molte stazioni di lavoro situate vicino a zone ad alto traffico dove le persone si radunano? Considerare la possibilità di riorganizzare i mobili per avvicinare le workstation a finestre, o magari più lontano da scale e ascensori. È infine opportuno creare barriere in una grande stanza aperta per separare alcune parti per la conversazione ed altre parti per un lavoro più mirato.
Portare luce naturale e aria fresca
Studio dopo studio, è stato dimostrato che la luce naturale aiuta l’impegno dei dipendenti. Le finestre dell’ufficio sono abbastanza grandi? I lucernari sono un’opzione per far entrare più luce? Le stanze risultano claustrofobiche?
L’affaticamento degli occhi e il mal di testa causato dall’illuminazione fluorescente contribuiscono all’assenteismo, al malessere, e alla produttività generale, inferiore negli impiegati più di ogni altra caratteristica dell’ufficio moderno. Quindi ci sono finestre grandi vanno tirate su le persiane e aperte le imposte.
L’aria riciclata è un altro fattore che contribuisce alla malattia degli impiegati e all’assenteismo. La diffusione di influenza e raffreddori attraverso un sistema HVAC obsoleto può far diminuire il lavoro di un’azienda. Le piante possono anche contribuire a un’aria più pulita e di migliore qualità. Il verde scambia aria cattiva per quella buona, ed ha il vantaggio di fornire ai dipendenti un’atmosfera di calma e di pace. Gli uffici biofili sono in aumento grazie ad ottime ragioni.
Incoraggiare il movimento
Il movimento è uno dei modi più rapidi per ringiovanire i dipendenti stanchi. Questo può essere fatto in modi semplici ed economici: mettendo i bagni a più di pochi passi dai gruppi di scrivanie, lasciando spazio per lunghe passerelle dalla sala pausa alla sala conferenze. Inoltre, gli spazi esterni con aree di lavoro adeguate sono l’ideale per i mesi più miti.
Essere consapevoli dei significativi cambiamenti di progettazione che influiscono sul benessere dei dipendenti, come l’integrazione della biofilia, la collaborazione degli spazi di lavoro, la luce naturale, opzioni alimentari più sane, è la differenza tra una forza lavoro poco efficiente ed una energica. I dipendenti felici sono impiegati più produttivi e ciò fa bene alla soddisfazione professionale dell’intera azienda.
